Относно задължението на работодателя да води трудово досие на работника или служителя

Относно задължението на работодателя да води трудово досие на работника или служителя

 

 

Михаил Илиев, д-р по право, експерт в МТСП

 

 

Публикувано на 19. 12. 2015 г.

 

 

Публикация от сп. „Данъци ТИТА“. Абонирайте се сега и четете още множество публикации

 

 

С измененията и допълненията Кодекса на труда (КТ), обнародван в  ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17. 07. 2015 г.) беше въведено изрично задължение на работодателя да води трудово досие на работника или служителя.

 

Целта на материала е да даде отговор на два въпроса във връзка с новото задължение:

 

В КТ не е предвидено легално  определение на понятието “трудово досие”. Независимо от това, от нормативните актове в областта на трудовото право и от практиката за тяхното прилагане е безспорно, че работодателят следва да разполага с различни документи, които са свързани с трудовото правоотношение на съответния работник или служител и които документи следва да се съхраняват в личното му трудово досие.

 

Задължението за воденето на трудово досие, изготвянето и съхраняването на документи, свързани с трудовото правоотношение, е на работодателя (чл. 128б, ал. 1  от КТ). Той е длъжен да изготвя и съхранява тези документи за нуждите на контролните органи, които извършват проверки за спазване на трудовото законодателство, за предоставяне на оригинали или копия от тях на съдебните органи в случай на трудови спорове, както и в други случаи, когато това е необходимо.

 

В законa не са посочени изрично и изчерпателно документите, които следва да бъдат съхранявани в трудовото досие на работника или служителя.

 

Разпоредбата на чл. 128б, ал. 2 КТ посочва, че в него се съхраняват документите във връзка с:

 

При тази обща и широка формулировка на закона, документите, които се съхраняват в трудовото досие, следва да бъдат изведени по тълкувателен път от различни нормативни актове.

 

От цитираната разпоредба следва, че тези документи са три групи:

 

 

Документи във връзка с възникването на трудовото правоотношение:

 

 

Съгласно чл. 62, ал. 6 от КТ документите, които са необходими за сключване на трудов договор, се определят от министъра на труда и социалната политика. На това основание е издадена Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.

 

Съгласно чл. 1 от нея за сключване на трудов договор са необходими:

 

1. личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага;

 

2. документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;

 

3. документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;

 

4. документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;

 

5. свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;

6. разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.

 

Работодателят може да изисква представянето и на други документи, извън посочените в чл. 1 от наредбата, ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.

 

Освен тези документи, то обикновено съдържа още:

 

 

Документи във връзка със съществуването на трудовото правоотношение:

 

 

Тази група документи включват:

-        чл. 118, ал. 3 КТ (за едностранно увеличаване на трудовото възнаграждение),

 

-        чл. 120 КТ (за едностранно изменение на мястото и характера на работа),

 

-        чл. 121 КТ (за командироване),

 

-        чл. 195, ал. 1 КТ (за налагане на дисциплинарни наказания),

 

-        чл. 210, ал. 1 КТ (за реализиране на ограничена имуществена отговорност на работника или служителя);

 

-        заповеди за разрешаване или не на ползването на различни видове отпуски 

 

Документи във връзка с прекратяването на трудовото правоотношение:

 

 

Тук се включват:

Всички посочени по-горе документи стават част от личното трудово досие на съответния работник или служител и следва да бъдат съхранявани в него.

 

В КТ не са уредени сроковете за съхранение на различните видове документи, част от личното трудово досие на работника или служителя.

 

Такива срокове са уредени в различни закони в зависимост от вида на документа и информацията, която съдържа.

 

В тази връзка основен закон е Законът за Националния архивен фонд.

 

Освен него, такива срокове са предвидени, например, в разпоредбите на чл. 41, ал. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 38, ал. 1, т. 1 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, съгласно които ведомостите за заплати се съхраняват 50 години.

 

По отношение на съхранението на документите, съдържащи се в личното досие на работника или служителя следва да се има предвид и разпоредбата на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване.

 

Съгласно нея при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. 

 

Към разплащателните ведомости се прилагат и:

Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване или заличаването подлежи на вписване в търговския регистър, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от териториалното поделение на Националния осигурителен институт, е задължително условие за постановяване на решението, съответно за вписването в търговския регистър.

 

В тази връзка следва да се има предвид и Инструкция № 5 от 30 юни 2005 г. за приемане и съхраняване на разплащателни ведомости и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник.

 

Съгласно чл. 1, ал. 1 от Инструкцията, с нея се уреждат редът и условията за предаването, приемането,  обработването, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи. Към разплащателните ведомости се прилагат:

За повече информация, свързана със сроковете на съхранение на различните видове документи, съдържащи се в личното трудово досие на работника или служителя, можете да се обърнете към създадената към Министерския съвет - Държавна агенция „Архиви“.

 

При всички случаи документите, съдържащи се в личното досие на работника или служителя е добре да се съхраняват най-рано до изтичане на сроковете за предявяване  на искове за трудови спорове по чл. 358 КТ.