Счетоводно и данъчно третиране на разходите за адаптиране на информационните системи на предприятията във връзка с въвеждане на еврото

Счетоводно и данъчно третиране на разходите за адаптиране на информационните системи на предприятията във връзка с въвеждане на еврото

 

Георги Николов, д-р по икономика, д.е.с., регистриран одитор

 

Актуално към 01.11.2025 г.

 

Въведение

 

Във връзка с въвеждане на еврото като официална валута в Република България от 01.01.2026 г. всички предприятията у нас би следвало своевременно да адаптират информационните си системи за работа с евро.

 

Най-силно засегнати от прехода към евро ще са информационните системи, които  създават и обработват финансова информация – счетоводен софтуер, компютърни приложения за управление на складовото стопанство, интегрирани системи за управление на продажбите, софтуерни системи за фактуриране и за обработка на плащания, интегрирани системи за управление на ресурсите на предприятието, електронни магазини и други подобни.

 

Подходящото счетоводно третиране на разходите за адаптиране на информационните системи на предприятията за работа с евро се определя от няколко основни фактора.

 

От първостепенна важност е обстоятелството дали информационните системи:

 

• са собственост на самото предприятие (т.е. предприятието притежава софтуерния лиценз), или
• се използват на абонаментен принцип по модела „софтуер като услуга“ (SaaS – Software as a Service).

 

Втората и вероятно най-важна преценка е дали в резултат от процеса по адаптиране на информационните системи:

 

• реално се добавя нова функционалност, или
• се възстановява способността на системите да работят при новите условия.

 

На трето място трябва да се съобрази дали адаптирането на информационните системи ще се осъществи:

 

• със собствени ресурси (по „стопански начин“), или
• „чрез възлагане“ (от самия разработчик на софтуера или от доставчик на софтуерни услуги).

 

Целта на статията е да се анализира влиянието на тези фактори върху подходящото счетоводно и данъчно третиране на разходите за адаптиране на информационните системи на предприятията, прилагащи НСС, за работа в евро.

 

 

1. Адаптиране на собствени информационни системи

 

Притежаваните от предприятието информационни системи по всяка вероятност са били първоначално отчетени като нематериални активи.

 

В зависимост от спецификата на конкретната информационна система адаптирането ѝ за работа с евро може да наложи необходимост от:

 

(а) обновяване (актуализация) на софтуера с по-нова версия, поддържаща евро;

(б) подобрение (надграждане / усъвършенстване) на наличния софтуер чрез включване на допълнителна функционалност за работа с евро, или

(в) подмяна на наличния софтуер с изяло нов софтуерен продукт.

 

Изборът на третата, най-радикална, възможност за адаптация (пълна подмяна на софтуера) не поражда счетоводни проблеми.

 

Закупеният нов софтуерен продукт се признава за отделен нематериален актив с дата на въвеждане в експлоатация - 01.01.2026 г.

 

Счетоводното третиране на използвания до тази дата софтуерен продукт зависи от това дали той ще продължи да се използва в дейността на предприятието – например, за изготвяне на справки и отчети за минали периоди.

 

В случай че е технически възможно историческата финансова информация да се прехвърли към новата информационна система и е планирано това да се направи, от старият софтуер става непотребен и би следвало да се бракува на 31.12.2025 г.

 

Балансовата стойност на отписания софтуер счетоводно се отчита като разход, който е признат за данъчни цели.  

 

В годишната данъчна декларация счетоводната балансова стойност на отписания софтуер се посочва в увеличение на счетоводния финансов резултат, а данъчната му стойност – в намаление (ЗКПО, чл. 66).

 

Ако обаче базата данни с историческа финансова информация технически е достъпна само от стария софтуерен продукт, или пък ако не е планирана миграция на данните към новата информационна система, старият софтуер би следвало да продължи да се отчита и да се амортизира.

 

В същото време е необходимо да се извърши преглед за обезценка на стария софтуер по реда на СС № 36 – Обезценка на активи, тъй като настъпилата промяна в начина на използване на софтуера представлява убедителен индикатор за потенциалното му обезценяване (СС 36, т. 3.3).

 

Принципната разлика между останалите две възможности за адаптиране на софтуерните системи за работа в евро (чрез обновяване или чрез надграждане) е тънка. Тя се свежда до преценката дали след модификацията информационната система ще разполага с допълнителна функционалност, която преди това не е била налична. Като пример за такава нова функционалност би могло да се посочи възможността за едновременно използване на две или повече отчетни валути.

 

Ако предприятието прецени, че адаптацията ще доведе до функционални разширения на дадена информационна система, направените разходи за адаптиране на системата имат потенциала да увеличат очакваната икономическа изгода от софтуера спрямо първоначално оценената му стандартна ефективност. Тогава информационната системата не просто се обновява, за да може да работи в евро, а се обогатява с допълнителна функционалност, която по презумпция води до по-високи бъдещи икономически ползи.

 

При тези обстоятелства е налице своеобразно „подобрение“ (надграждане / усъвършенстване) на съществуващия софтуер, а направените разходи за подобрението следва счетоводно да се отчетат (СС № 38 – Нематериални активи, т. 6.3):

 

• като увеличение на отчетната стойност на използвания софтуер или
• като отделен нематериален актив.

 

Данъчното третиране на направените последващи разходи в този случай е аналогично – те:

 

• се отразяват в увеличение на данъчната амортизируема стойност на софтуера, ако той е наличен в данъчния амортизационен план (ЗКПО, чл. 63), или

• формират самостоятелен данъчен амортизируем актив, когато софтуерът е отписан от данъчния амортизационен план (ЗКПО, чл. 64).

 

В тази връзка е уместно да се припомни, че счетоводната концепция за стойностен праг на същественост не е приложима към последващите разходи с характер на „подобрения“ – тези разходи винаги се капитализират, независимо от размера им. 

 

Обратно, ако част от направените разходи за подобрение на системата по същество са разходи за обучение на персонала за работа с новия или с модифицирания софтуер, тези разходи задължително се отчитат като текущи и никога не се капитализират (СС 38, т. 6.1, б. „г“).

 

В счетоводен аспект най-спорно се явява третирането на разходите за обновяване на съществуващия софтуер с по-нова версия, в която не е добавена никаква друга допълнителна функционалност освен възможността за работа в евро.

 

От една страна може да се твърди, че с разходите за такъв тип модификация се удължава полезния живот („полезния срок на годност“) на съществуващия софтуер, тъй като той иначе не би могъл да се използва ефективно след 31.12.2025 г. Удължаването на полезния живот на даден актив от своя страна е основен признак за „подобрението“ му (СС 38, т. 6.3., б. „а“).

 

При буквален прочит на изискванията на стандарта този аргумент може да звучи убедително, но по същество не съответства на смисъла, който е вложен в разглежданото счетоводно правило.

 

Критерият за удължен полезен живот трябва да се анализира извън тесните рамки на въвеждането на еврото. Необходимо е да се направи цялостна преценка чрез сравнение на първоначално определения полезен живот на актива и очаквания му полезен живот след модификацията.

 

Да приемем, например, че даден софтуерен продукт е закупен на 01.01.2024 г. и за него първоначално е определен полезен живот от 5 години. Ако след направената актуализация за работа с евро предприятието продължава да очаква, че ще използва софтуера до 31.12.2028 г., не е налице удължаване на първоначално определения полезен живот.  

 

В подобен случай единственото, което се постига чрез направената модификация, е да се възстанови способността на софтуера да изпълнява предишните си функции в нова среда - т.е. по-скоро е налице своеобразен „ремонт“ на софтуера, а не негово „подобрение“.

 

При тези обстоятелства не може да се говори за допълнителна икономическа полезност на софтуера – с направените разходи просто се възстановява първоначално установената стандартна ефективност на софтуера.

 

Следователно тези разходи по-скоро би трябвало да признаят за текущи на основание т. 6.2 от СС 38.

 

В същия смисъл е отмененото Разяснение 7 на ПКР Разходи за модифициране на съществуващ софтуер (SIC-6 Costs of Modifying Existing Software).

 

В разяснението конкретно се анализира въпросът за подходящото счетоводно третиране на разходите за модифициране на съществуващите софтуерни системи на предприятията, за могат те да продължат да работят по предназначение след въвеждане на еврото.

 

Достига се до извода, че (пар. 4):

 

Разходите, направени за възстановяване или поддържане на очакваните бъдещи икономически ползи от първоначално оценената стандартна ефективност на съществуващите софтуерни системи на предприятията, следва да се признават за текущи в момента на извършването на съответната софтуерна модификация.

 

Въпреки че в ЗКПО се използва самостоятелна дефиниция за данъчен нематериален актив, която е различна от тази в счетоводните стандарти (ЗКПО, чл. 51), по отношение на данъчното третиране на последващите разходи за нематериален актив се прави изрична препратка към принципите на счетоводното законодателство (чл. 63 и 64). Следователно разходите за адаптиране на софтуерните системи в тази хипотеза нямат специално данъчно третиране – те се признават за данъчни цели на общо основание.

 

В обобщение на изложеното дотук, предприятията трябва внимателно да анализират характера на направените софтуерни модификации.  

 

Ако чрез адаптирането на системите за работа с евро се осигурява единствено спазването на законовите изисквания, без да се подобрява функционалността им, направените разходи за адаптацията би следвало да се отчитат като текущи.

 

Ако обаче паралелно с това се добавят и нови фикционални възможности, разходите са с характер на „подобрение“ и следва да се капитализират – както за счетоводни, така и за данъчни цели.  

 

 

2. Адаптиране на информационни системи, използвани на абонаментен принцип

 

Договорите, по силата на които предприятието получава право на достъп до приложния софтуер на доставчика, представляват договори за софтуерна услуга и в общия случай не водят до признаване на нематериален актив. 

 

Предприятието черпи изгодата от софтуерната услуга през целия срок на договора и затова периодично отчита дължимия абонамент като текущ разход.  (За подробности виж материала: "Счетоводно третиране на разходите за внедряване на софтуер под наем".)

 

В тази хипотеза всички дейности по адаптиране на софтуера за работа с евро поначало би трябвало да са ангажимент на доставчика (разработчика) на софтуера и не би следвало да пораждат допълнителни разходи за клиента.

 

Ако обаче предприятието не използва стандартната версия на софтуера на доставчика, а персонализирана версия, която е специално пригодена към конкретните му потребности, е напълно обосновано поне част от разходите за адаптиране на системата за работа с евро да бъдат понесени от клиента.

 

В случай че се постигне споразумение с доставчика клиентът да заплати определена цена за услугата по адаптиране на софтуера за работа с евро, предприятието трябва да прецени дали това плащане е за отделна софтуерна услуга, или се явява допълнително плащане за основната услуга по договора (правото на достъп до модифициран софтуер).

 

В първия случай разходите би следвало да се отчетат като текущи в момента на завършване на процеса по адаптиране на информационната системата, а във втория – разходите би следвало да се разсрочат за срока на договора и да се признават за текущи на линейна база.

 

По всяка вероятност преценката ще клони към втория вариант в най-често срещаните в практиката случаи, тъй като реалната цел на предприятието е да получи достъп до адаптиран софтуер, който може ефективно да работи и след 01.01.2026 г.

 

Пример: Предприятие използва електронна система за фактуриране на абонаментен принцип. Софтуерът се достъпва само онлайн и не се инсталира локално. Информацията на клиента (фирмени данни, издадени фактури, основни данни контрагенти, номенклатура на артикули и др.) се съхранява в защитена база данни в облачно пространство). Срокът на договора е 12 месеца и подлежи на ежегодно подновяване. Последното подновяване влиза в сила от 01.01.2026 г. Уговорена е месечна цена за достъп до софтуера в размер на 200 €. Във връзка с въвеждането на еврото като официална валута от 01.01.2026 г. е необходимо да се направи съответната адаптация на системата за фактуриране. Тъй като предприятието използва персонализирана версия на програмния продукт, то трябва да заплати на доставчика на софтуера еднократна такса в размер на левовата равностойност на 600 € за необходимата модификация на софтуера. Таксата е дължима през м. декември 2025 г. ДДС се игнорира.

 

Анализ:

 

Дължимата такса за адаптиране на системата не представлява възнаграждение за отделна софтуерна услуга, тъй като крайната цел на предприятието е да получи достъп до работещ с евро софтуерен продукт, а не две отделни софтуерни услуги.

 

Затова предприятието първоначално признава платената през 2025 г. такса като разходи за бъдещи периоди съгласно т. 16.21 от СС №1 -  Представяне на финансови отчети.

 

През 2026 г. предприятието ежемесечно ще отчита разходи за софтуерен абонамент в размер на 250 €:

 

• 200 € месечен „наем“ на софтуера по издаваните фактури от доставчика
• 50 €, представляващи 1/12 част от разходите за бъдещи периоди във връзка с адаптирането на системата.

 

В обобщение, при използването на софтуер като услуга за счетоводни цели не е необходими предприятието да преценява дали с адаптирането на софтуера се добавя нова функционалност.

 

Тази преценка обаче е необходима за правилното определяне на данъчното третиране на разглежданите разходи.

 

Причината е, че за данъчни цели начислените суми в резултат на стопански операции, водещи до увеличаване на икономическата изгода от наети или предоставени за ползване дълготрайни активи, се третират като данъчни дълготрайни нематериални активи (чл. 51, ал. 1, т. 3).

 

Тези данъчни нематериални активи задължително се класифицират в категория VI (данъчни дълготрайни материални и нематериални активи, за които има ограничен срок на ползване съгласно договорни отношения или законово задължение) и годишната им амортизационна норма не може да превишава 33 1/3 на сто (ЗКПО, чл. 55).

 

В тази връзка, ако предприятието прецени, че направените разходи за адаптиране на използваните на абонаментен принципи информационни системи имат характер на разходи за „подобрение“, ще възникне разлика между счетоводното и данъчното третиране на направените разходи.

 

Ако в разглеждания пример срещу платената такса от 600 € предприятието получи достъп до софтуер с разширена функционалност или с подобрена ефективност, то би следвало за данъчни цели да третира платената такса като данъчен нематериален актив, за който ще се начислява годишна данъчна амортизация от 200 €.

 

Това данъчно третиране не се влияе от обстоятелството, че в счетоводния амортизационен план на предприятието не фигурира аналогичен нематериален актив.

 

Допълнително отчетените разходи за наем във връзка с текущото признаване на разходите за бъдещи периоди за заплатената през 2025 г. такса (50 € месечно или 600 € годишно) не се признават за данъчни цели (ЗКПО, чл. 67), тъй като те ще участват в определянето на данъчния финансов резултат на предприятието посредством данъчната амортизация.

 

 

3. Адаптиране на информационните системи със собствени ресурси

 

Накрая, но не на последно място, трябва да се обърне внимание на специфичното  счетоводното третиране на разходите за адаптиране на информационните системи на предприятието, когато то се извършва „по стопански начин“ (със собствени ресурси на предприятието). 

 

Особеното в тази хипотеза е, че дори когато тези разходи се класифицират като разходи за „подобрение“ на софтуера, само част от тях подлежи на капитализация.

 

Причината е, че в счетоводните стандарти се съдържат редица специфични критерии за признаване на вътрешно създаден нематериален актив.

 

Освен изпълнението на общите изисквания за признаване на актив, предприятието на първо място трябва да се опита условно да раздели извършваните дейности в процеса по модифициране на софтуера в две фази:

 

(а) фазата на научноизследователска дейност и

(б) фазата на развойна дейност.

 

Накратко, основното правилото е, че направените разходи във фазата на:

 

• научноизследователска дейност се признават за текущи в момента на възникването им;
• развойна дейност могат да при определени условия да се капитализират.

 

Преди обаче да пристъпи към капитализация на разходите от фазата на развойна дейност, предприятието трябва да може да докаже (СС 38, т. 3.3, б. „б“):

 

(а) техническата изпълнимост на проекта;

(б) намерението си за завършване на проекта; 

(в) способността за използване на разработвания софтуер;

(г) начините, по които адаптираният софтуер ще доведе до генерирането на бъдещи икономически ползи;

(д) наличието на адекватни технически, финансови и други ресурси за изпълнение на проекта;

(е) способността за надеждно определяне на разходите, отнасящи се до проекта.

 

Същевременно за данъчни цели е въведена специална регулация (чл. 51, ал. 2), по силата на която счетоводните разходи, отчетени като текущи във връзка с придобиването на данъчен дълготраен нематериален актив преди възникването му, не се признават за данъчни цели в годината на отчитането им и участват при определянето на данъчната амортизируема стойност на актива.

 

Следователно в тази хипотеза („усъвършенстване на информационните системи по стопански начин“) може да възникне разлика между счетоводното и данъчното третиране на разходите за адаптиране на софтуера.

 

За повече подробности по тази тема виж материала: "Счетоводно и данъчно третиране на създаван от предприятието софтуер".

 

Направените изводи относно счетоводното и данъчно третиране на разходите за адаптиране на информационните системи на предприятията във връзка с въвеждане на еврото са обобщени в таблицата по-долу:

 

 

Вид	Характер на адаптацията	Счетоводно третиране	Данъчно третиране
Собствен софтуер	Актуализация без добавяне на нова функционалност	Текущ разход	Признат разход
	Надграждане чрез възлагане с добавяне на нова функционалност	Нематериален актив	Нематериален актив от IV категория
	Надграждане по стопански начин с добавяне на нова функционалност	Част като текущ разход, друга част – като актив	Нематериален актив от IV категория
„Нает“ софтуер	Актуализация без добавяне на нова функционалност	Текущ разход по линеен метод за срока на договора	Признат разход
	Надграждане с добавяне на нова функционалност	Текущ разход по линеен метод за срока на договора	Нематериален актив от VI категория