БРОЙ 54, Май 2026 г.

Изчисляване на трудов стаж, вписване на данни за него в единния електронен трудов запис и оформяне на трудовата книжка

Актуално - трудов стаж

НАЙ-АКТУАЛНОТО, ВЕДНАГА - TITA.BG

Ненко Салчев, експерт в МТСП

Актуално към 15.05.2026 г.

1. Същност на трудовия стаж

Трудовият стаж е институт на трудовото право в Република България, служещ за измерител на трудовата активност на работника или служителя. Той е юридически факт, въз основа на който се ползват някои субективни трудови права.

В своята същност, трудовият стаж е времеви период, през който работникът или служителят е:

изпълнявал трудовите си задължения по трудово правоотношение;

друг период, който законодателят:

- изрично приравнява на период на съществуване на трудово правоотношение (без реално такова да съществува) въз основа на специфични социални и икономически съображения или

- по същите съображения признава за трудов стаж, без работникът или служителят реално да е полагал труд и изпълнявал трудовите си задължения по трудовото му правоотношение.

Според чл. 351, ал. 1 от Кодекса на труда (КТ) трудов стаж е:

времето, през което работникът или служителят е работил по трудово правоотношение, доколкото друго не е предвидено:

- в кодекса или

- в друг закон,

както и времето, през което лицето е работило като държавен служител.

Трудовият стаж следва да се разграничава от служебния стаж. Докато трудовият стаж е период от време по трудово правоотношение, то служебният стаж се придобива от държавните служители по реда на Закона за държавния служител.

Служебният стаж е признат изрично за трудов по силата на чл. 351, ал. 1 КТ, но не и обратното, макар придобитият по трудово правоотношение стаж да може да бъде вземан предвид за определени аспекти на служебното правоотношение, например за доказване на предходен професионален опит, за ползване на платен годишен отпуск по служебното правоотношение и т. н.

Трудовият стаж се различава и от осигурителният стаж. Осигурителният стаж се изчислява по различен ред, уреден в чл. 9 от Кодекса за социално осигуряване и Наредбата за пенсиите и осигурителният стаж, и е основание за ползване на осигурителни права.

Отличителна черта на трудовия стаж е неговата функция като основа за ползване на трудовите права. Чрез продължителността на трудовия стаж се определя:

правото и размера на платения годишен отпуск;
размера на обезщетенията при прекратяване на трудовия договор в някои хипотези (особено важно при правото на обезщетение при пенсиониране по чл. 222, ал. 3 от КТ);
правото на допълнително трудово възнаграждение за придобит стаж и професионален опит (т. нар. „клас“).

За работилите преди 2000 г. трудовият стаж е и основният елемент, въз основа на който се прави преценката за право на пенсия, поради неговото признаване за осигурителен стаж до този момент.

Трудовият стаж е юридически факт с продължително действие, който се установява чрез официален документ:

до 1 юни 2025 г. чрез трудова книжка;
след 1 юни 2025 г. чрез единен електронен трудов запис.

2. Задължението за оформяне на трудовата книжка до 1 юни 2026 г.

С приемането на промените в Кодекса на труда през 2023 г., се установиха стриктни срокове за замяна на трудовата книжка с единен електронен трудов запис. От приетите промени в Кодекса на труда най-значими са две дати:

1 юни 2025 г. - стартира Регистърът на заетостта към НАП и възникват задълженията за вписване от работодателите на данни в него;
1 юни 2026 г. – срок за окончателно оформяне на хартиените трудови книжки.

Поради това до 1 юни 2026 г. трябва да се оформят окончателно трудовите книжки на всички работници и служители, които работят при работодателите, след което те да се върнат за съхранение на работниците и служителите.

Следва да се има предвид, че според приетия Закон за изменение и допълнение на Кодекса на труда през 2023 г.[1], хартиените трудови книжки:

остават официалния удостоверителен документ
за вписаните в тях данни преди 1 юни 2025 г.

Една от основната информация, която се съдържа в хартиената трудова книжка е именно за трудовия стаж. Поради това те следва да се съхраняват от работниците и служителите и след тази дата.

Процесът по оформянето на хартиените трудови книжки следва да включва най-малко следните етапи:

изчисляване на общия трудов стаж на лицето при настоящия работодател към 1 юни 2025 г.;
вписване на продължителността на трудовия стаж с цифри и думи в трудовата книжка;
заверяване на вписването с подписите на ръководителя и главния счетоводител, както и с печата на предприятието, когато то има такъв;
връщане на оригиналната трудова книжка на работника или служителя незабавно след оформянето ѝ.

Препоръчително е работодателите да имат документ, с който да удостоверяват, че са изпълнили задължението си да оформят и върнат трудовата книжка на работника или служителя, като това може да стане в:

дневниците за издаване на трудовите книжки;
приемо-предавателен протокол.

Основно задължение на работодателите е до 1 юни 2026 г. да изчислят придобития трудов стаж за работниците и служителите и да го впишат в трудовата книжка. Следва специално да се подчертае, че в трудовата книжка се вписва трудовият стаж:

от възникването на трудовото правоотношение до 1 юни 2025 г., а
не до момента на оформянето й.

3. Регистър на заетостта

След 1 юни 2025 г. започна работата на регистъра на заетостта, който е свързан със съществената промяна в начина на събиране на информацията за трудовата дейност на работниците и служителите, включително придобития от тях трудов стаж, и преминаването за тази цел:

от хартиена трудова книжка
към електронно събиране и съхранение на тази информация в т. нар. „единни електронни трудови записи“ на работниците и служителите.

Традиционната хартиена трудова книжка, като документ на хартиен носител, носеше информация само за данните по основното трудово правоотношение, вкл. и за трудовия стаж, придобит по него.

Поради това при наличие на повече от един трудов договор (например по чл. 110 или чл. 111 от КТ за допълнителен труд при същия или при друг работодател)[2], трудовият стаж по втория договор не се вписваше в трудовата книжка.

За да докаже този стаж, работникът или служителят трябваше да изисква отделни удостоверения образец УП-3. Това създаваше фрагментирана картина на трудовата дейност на лицето и затрудняваше адекватното изчисляване на придобития професионален опит.

За разлика от трудовата книжка, единният електронен трудов запис съдържа данни за всички трудови правоотношения на лицето.

Поради това за всяко едно трудово правоотношение се правят отделни записи, които се съхраняват в единния запис. Това включва и задължение за вписване на придобития трудов стаж по всеки един трудов договор от всеки един работодател при прекратяване на съответното трудово правоотношение.

Важно е да се има предвид, че трудовият стаж се вписва в регистъра на заетостта:

чрез подаване на електронен трудов запис
при прекратяване на трудовия договор.

Към този момент следва да се изчисли трудовият стаж по съответното трудово правоотношение, независимо от възможността паралелно да съществуват и други трудови договори на лицето.

Важно е работодателите да обърнат внимание и на обстоятелството, че при прекратяване на трудовия договор се вписва целият трудов стаж.

Поради това за случаите, при които:

работникът или служителят е постъпил на работа преди 1 юни 2025 г., но
прекратяването на трудовия договор става след тази дата,

в единния електронен трудов запис следва да се впише целият придобит трудов стаж от работника или служителя, вкл. и този преди тази дата.

При прекратяване на трудовия договор се вписват и данни относно непризнатия трудов стаж, т.е. периодите от време, през които е съществувало трудовото правоотношение, но през тях работникът или служителят не придобива трудов стаж.

4. Правила за изчисляване на трудовия стаж

Изчисляването на трудовия стаж не е просто механично броене на календарни дни за определен период. Това е сравнително сложен процес, при изпълнението на който следва да се спазват нормативните изисквания, установени в Кодекса на труда и Наредбата за трудовия стаж.

Според чл. 355, ал. 1 от КТ трудовият стаж се изчислява в:

дни,
месеци и
години.

За 1 ден трудов стаж се признава времето, през което работникът или служителят е работил най-малко половината от законоустановеното за него работно време.

За 1 месец трудов стаж се признава:

отработени всички работни дни в месеца;
21 работни дни, при събиране на работни дни в отделни месеци, в които не са отработени всички работни дни.

За 1 година трудов стаж се признават 12 месеца трудов стаж, изчислени по начина, установен за изчисляване на 1 месец трудов стаж (чл. 355, ал. 4 от КТ).

Макар и сравнително прости, за описаните по-горе правила е добре да се направят някои уточнения.

С цел непрекъсваемост на трудовия стаж и гарантиране на трудовите права, в чл. 352, ал. 1 от КТ са регламентирани изрично период, през които:

работникът или служителят не е работил, но
поради съществуването на трудовото правоотношение се признават трудов стаж.

Тези случаи са:

1. почивните и празничните дни;

2. ползваните платени отпуски независимо от тяхното основание и начина на заплащането им;

3. ползваните неплатени отпуски, установени с КТ или с други нормативни актове, когато това изрично е предвидено;

4. ползваните неплатени отпуски за временна неработоспособност, за бременност и раждане и при осиновяване на дете до 5-годишна възраст;

5. времето, прекарано в курсове, школи и други форми за професионална квалификация и преквалификация с откъсване от производството;

6. времето, през което работникът или служителят не е работил поради неправилно недопускане на работа;

7. трудоустроеният или бременната работничка или служителка не работи, тъй като не е предоставена подходяща работа от работодателя съобразно предписанието на органите на медицинската експертиза;

8. времето на отстраняване от работа по реда на чл. 33, ал. 2 - 4 от Кодекса на труда от 1951 г. за извършено престъпление във връзка с работата, ако работникът или служителят не е бил привлечен като обвиняем по съответния ред;

9. времето на отстраняване от работа по реда на чл. 33, ал. 2 - 4 от Кодекса на труда от 1951 г., след като работникът или служителят е бил привлечен като обвиняем, както и времето на отстраняване от работа по реда на Наказателно-процесуалния кодекс, ако работникът или служителят е бил оправдан или наказателното преследване е било прекратено поради това, че не е извършил деянието или че извършеното деяние не съставлява престъпление;

10. в други случаи, установени от Министерския съвет.

4.1. Изчисляване на трудов стаж в определени дни

За един ден трудов стаж се признава времето, през което работникът или служителят е изработил най-малко половината от установената с Кодекса на труда нормална дневна продължителност на работното време.

При стандартна петдневна работна седмица с 8-часов работен ден, това означава, че отработването на 4 часа в рамките на един ден е достатъчно условие за признаването на един ден трудов стаж.

Това правило е изключително важно, тъй като за работниците и служителите, които имат уговорена продължителност на работното време между 4 и 8 часа на ден, трудовият стаж се признава за пълен, когато се отработват всички работни дни в месеца, независимо от възможната по-малка продължителност на работното време.

В случаите когато за даден работник или служител е установено намалено работно време, според изискванията на Наредбата за определяне на видовете работи, за които се установява намалено работно време[3],

за един ден трудов стаж се признава времето, през което са изработени
най-малко половината от тези специфично установени часове (съответно 3.5 часа при работници и служители с намалена продължителност на работно време до 7 часа дневно и 3 часа за работници и служители с намалена продължителност на работно време до 6 часа).

Предвид все по-разпространената работа на непълно работно време е необходимо допълнително уточнение на правилата за зачитане на стаж, когато работното време е по-малко от 4 часа на ден. В този случай трудовият стаж се признава пропорционално на нормалното работно време.

По тази причина трудовият стаж следва да се изчислява чрез математическо сумиране на всички изработени часове за съответния период и разделянето им на нормалната продължителност на работния ден. Математическата формула е следната:

1 ден трудов стаж =

∑ (изработени часове)

нормална дневна продължителност на работното време

Поради тази причина при работа на трудов договор с уговорена продължителност на работното време 2 часа, един ден трудов стаж ще се признае, когато са отработени 4 работни дни (т.е. 4 дни х 2 часа = 8 часа (нормална продължителност на работното време) - един ден трудов стаж)[4]. Съответно тази пропорционалност следва да се спазва и когато работникът или служителят е с установено намалено работно време.

4.2. Месечно изчисляване на трудовия стаж:

За един пълен месец трудов стаж се признава времето, през което работникът или служителят е отработил всички работни дни в календарния месец.

Когато през отделни месеци на годината са изработени по-малко от необходимите работни дни, трудовият стаж се признава според изработените дни в него.

Когато се натрупат до 21 работни дни в отделни месеци се признава един месец трудов стаж. Така признатият месец трудов стаж се прибавя към трудовия стаж в месеците, през които са отработени всички работни дни.

4.3. Годишно изчисляване на трудовия стаж:

За една година трудов стаж се признават 12 месеца трудов стаж, изчислени по посочената по-горе методология.

5. Периоди, които не се признават за трудов стаж

В чл. 355, ал. 5 от КТ е предвидено, че за трудов стаж не се признава:

времето в повече от действително изслуженото по трудово правоотношение, което се признава за пенсия, както и
времето в повече при превръщане на труда от една категория в друга при пенсиониране на работника или служителя.

Поради това за трудов стаж по съответното трудово правоотношение не се признават часовете извънреден труд. Извънредният труд се признава за осигурителен стаж, но не и за трудов. Също така няма основание да се зачита по-голям трудов стаж от действителното календарно време поради обстоятелството, че работникът или служителят полага труд в първа или втора категория за пенсиониране (т.е. когато извършва определени опасни и вредни за живота и здравето дейности, определени в Наредбата за категоризиране на труда при пенсиониране).

Съществуват и случаи, при които не се признава трудов стаж поради ползван неплатен отпуск по желание на работника или служителя (по чл. 160 от КТ). По принцип за трудов стаж се признава ползвания неплатен отпуск до 30 работни дни в рамките на една календарна година. Ползваните дни неплатен отпуск над тези 30 работни дни са период от време, който не се признава за трудов стаж. Специфика в това отношение имат годините 2020 г., 2021 г. и 2022 г.

Глобалната пандемия от COVID-19, доведе до налагане на карантини мерки и спирането на дейността на цели икономически сектори. Много работници и служители бяха принудени да ползват неплатен отпуск, за да запазят трудовите си правоотношения. Това доведе до приемането на извънредни мерки, за увеличаването на броя дни неплатен отпуск, които се признават за трудов, в различни закони, за да не загубят своите осигурителни и трудови права голям брой лица. Поради това неплатеният отпуск по чл. 160, ал. 1 от КТ се признава за трудов стаж до:

60 работни дни годишно през 2020 г.;
90 работни дни годишно през 2021 г. и 2022 г.[5]

Не се признава за трудов стаж и период от време, през който работникът или служителят не е работил по своя вина. Това са следните хипотези:

виновно неявяване или напускане на работа (т.нар. самоотлъчка);
отстраняване от работа по чл. 199 от КТ (т.е. когато работник или служител, се явява на работа в състояние, което не му позволява да изпълнява трудовите си задължения, употребява през работно време алкохол или друго силно упойващо средство).

[1] За тези промени в Кодекса на труда вж. Салчев, Н. Промени в Кодекса на труда, свързани със създаването на регистър на заетостта и премахването на трудовата книжка, публ. в бр. 23 от месец октомври 2023 г. на е-сп. „Труд и осигуровки ТИТА“ (достъпен към 15.05.2026 г.).

[2] За договорите за допълнителен труд вж. Илиев, М. Видове трудови договори (Част IV - трудови договори за допълнителен труд и за вътрешно заместване), публ. в бр. 16 от месец март 2023 г. на е-сп. „Труд и осигуровки ТИТА“ (достъпен към 15.05.2026 г.).

[3] За намаленото работно време вж. Илиев, М. Работно време (част I – понятие и видове), публ. в бр. 31 от месц юни 2024 г. на е-сп. „Труд и осигуровки ТИТА“ (достъпен към 15.05.2026 г.), т. 2.2.

[4] Още по този въпрос вж. Илиев, М. Относно размера на платения годишен отпуск при трудов договор за допълнителен труд за 2 часа дневно, публ. в бр. 35 от месец октомври 2024 г. на е-сп. „Труд и осигуровки ТИТА“ (достъпен към 15.05.2026 г.).

[5] Повече по този въпрос вж. Бойчев, Д., Илиев, М. Зачитане на неплатения отпуск за стаж за 2020 и 2021 г., публ. в бр. 147 от месец март 2021 г. на е-сп. „Данъци ТИТА“ (достъпен към 15.05.2026 г.).