Относно необходимостта от пътни листа/пътна книжка или друг подобен документ при смесено ползване на автомобил
Казус. Във връзка с последните промени в ЗДДС и ЗКПО от гледна точка на Закона на счетоводството задължително ли е осчетоводяването на разходи за гориво за служебен автомобил да се базира на пътни листа/пътна книжка или друг подобен документ?
Отговор: Христо Досев, д.е.с. регистриран одитор
Актуално към 01. 08. 2017 г.
Чл. 3, ал. 3 от Закона за счетоводството ( Зсч) изисква текущото счетоводно отчитане на предприятията да се осъществява въз основата на документалната обоснованост на стопанските операции.
Горивото представлява материален запас, който обикновено:
- се закупува от външен доставчик (бензиностанция) и впоследствие
- се изразходва при използване на заредените с него автомобили (леки или товарни).
Спазването на изискването за документална обоснованост изисква:
- наличието на документ за придобиването на съответния материален запас – обикновено това е фактура за покупка, а за
- осчетоводяването на изразходването на горивото следва да се документират изминатите километри със съответния автомобил и на база разходната норма за разхода на горивото следва да се изпише реално изразходеното гориво при ползването на автомобила.
За документиране на изминатите километри обикновено се ползва пътен лист или пътна книжка, но тъй като тези документи не са никъде нормативно регламентирани, то считаме, че всеки друг документ, в който са отразени:
- маршрутът на автомобила (посетени места) и
- изминатите километри
е достатъчен за спазване на изискването на документална обоснованост за стопанската операция.
В същото време следва да се има предвид, че чл. 10, ал. 6 от Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО) позволява изключение от изискването за посочената по-горе документална обоснованост на стопанските операции по отношение на разхода за гориво на автомобили, но само и единствено за онези превозни средства:
- които се използват както:
- за дейността на едно предприятие, така и
- за лични нужди на собствениците, управителите или персонала на предприятието и
- за които разходи се начислява данък върху разходите в натура по чл. 204, , ал. 1, т. 4 от ЗКПО при определяне на данъчната основа по реда на чл. 215а, ал. 2, т. 2 от ЗКПО.
(Случаите, при които съотношението при смесено ползване на превозното средство се определя посредством:
- съотношение на километри лично ползване и целия пробег – чл. 215а, ал. 2, т. 1, буква „а” от ЗКПО; и посредством
- съотношение часове лично ползване и общите часове на ползване – чл. 215а, ал. 2, т. 1, буква „б” от ЗКПО,
не попадат в цитираното изключение.)
Или можем да кажем, че за целите на ЗКПО, ако един автомобил има смесено предназначение, т.е. ползва се за дейността и за лични нужди и на основание на чл. 215а, ал. 2, т. 2 от ЗКПО върху 50 на сто от всички разходи, свързани с ползването на този автомобил, се начислява данък върху разходите по чл. 204, то може за този автомобил да не се попълва пътен лист, пътна книжка или друг подобен документ.
В този случай разходите за експлоатация на автомобила ще се признават за данъчни цели и ще се приема, че са документално обосновани за целите на ЗКПО и без да са оформени посочените документи за пробега на автомобила (пътен лист, пътна книжка или друг подобен документ).
От гледна точка на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), ако за автомобила, който се ползва и за лични нужди се класифицира като „лек автомобил” по реда на § 1, т. 18 от Допълнителните разпоредби на закона, то за него данъчно задълженото лице няма право на данъчен кредит на основание чл. 70, ал. 1, т. 4 от закона и в тази връзка няма значение дали има оформени документи за пробега на автомобила, тъй като при покупката на автомобила и при осъществяване на разходи за експлоатация на същия данъчно задълженото лице не ползва данъчен кредит и впоследствие не възниква основание за коригиране на ползван данъчен кредит или начисляване на данък.
В случай обаче данъчно задълженото лице има автомобил, който не е „лек” по смисъла на ЗДДС и при закупуването му ползва данъчен кредит – пълен или пропорционално на степента на използване за независимата икономическа дейност, то тогава наличието на пътен лист, пътна книжка или друг подобен документ е задължително с оглед изискванията на закона за последващото коригиране на ползвания данъчен кредит или за начисляване на данък за лично ползване.
Или въз основа на всичко казано до тук можем да обобщим следните случаи по отношение изискването за оформянето на пътен лист, пътна книжка или друг документ за документиране на разхода на гориво на автомобили, които се ползват за икономическата дейност на фирмата и за лични нужди:
- първи случай – за автомобила, както и за поддръжката, ремонта и експлоатацията му данъчно задълженото лице има право и е ползвало пълен, частичен или пропорционално на степента на използване за независимата икономическа дейност данъчен кредит.
В този случай е задължително документалното оформяне на пробега на автомобила с оглед определянето на изминатите километри за лични нужди и извършването на последващи корекции на ползвания данъчен кредит или за начисляване на данъчен кредит за стоки и услуги, ползвани за лични нужди;
- втори случай – за автомобила, както и за поддръжката, ремонта и експлоатацията му данъчно задълженото лице няма право на данъчен кредит, тъй като същият е „лек автомобил” за целите на ЗДДС и лицето е избрало да облага доходите в натура на физически лица по реда на ЗДДФЛ.
В този случай отново е необходимо документалното оформяне на пробега на автомобила с оглед правилното определяне и остойностяване на дохода в натура, който следва да се включи в облагаемия доход на съответното физическо лице.
- трети случай – за автомобила, както и за поддръжката, ремонта и експлоатацията му данъчно задълженото лице няма право на данъчен кредит, тъй като същият е „лек автомобил” за целите на ЗДДС и лицето е избрало да облага доходите в натура на физически лица, които представляват разходи в натура по реда на ЗКПО. В този случай данъчно задълженото лице (предприятието) има три възможности, в зависимост от това как е избрало да се определя данъчната основа за данъка върху разходите в натура:
- ако лицето е избрало да определя данъчната основа за данъка върху разходите в натура по реда на чл. 215а, ал. 2, т. 1, буква „а” като съотношение между изминатите километри и общия пробег на автомобила, при който случай общият размер на всички разходи, свързани с превозни средства, се умножи по съотношението между изминатите километри за лично ползване и общите изминати километри от съответното превозно средство, то отново наличието на пътен лист, пътна книжка или друг подобен документ се изисква с оглед определянето на посоченото по-горе съотношение;
- ако лицето е избрало да определя данъчната основа за данъка върху разходите в натура по реда на чл. 215а, ал. 2, т. 1, буква „б” като съотношение между часовете на лично ползване и общите часове на ползване на автомобила, при който случай общият размер на всички разходи, свързани с превозни средства, се умножи по съотношението между часовете на лично ползване на автомобила и общите часове на ползване на съответното превозно средство, то отново наличието на пътен лист, пътна книжка или друг подобен документсе изисква с оглед определянето на посоченото по-горе часово съотношение;
- ако лицето е избрало да определя данъчната основа за данъка върху разходите в натура по реда на чл. 215а, ал. 2, т. 2 от ЗКПО , т.е. основата за облагане е 50 на сто от всички разходи, свързани с превозното средство – единствено и само в този случай лицето ще има право да не оформя пътен лист, пътна книжка или друг подобен документ за доказване на извършения разход.
Виж още в броя във връзка с ползване на служебни автомобили за лични нужди: