Коментар на Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя

Коментар на Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя
 
 
Михаил Илиев, д-р по право, експерт в МТСП
 
 
Актуално към 01. 06. 2018 г.
 
С измененията и допълненията на Кодекса на труда (КТ), обнародван в ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17. 07. 2015 г., беше въведено изрично задължение за работодателя да води трудово досие на работника или служителя. По тази тема Ви представихме коментар на списанието – виж Относно задължението на работодателя да води трудово досие на работника или служителя от декемврийския брой на списанието от 2015 г.
 
С последващи изменения и допълнения на КТ (ДВ, бр. 105 от 2016 г., в сила от 01.01.2017 г.) се предостави възможност част от документите, свързани с трудовото правоотношение, да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет (чл. 128б, ал. 3 КТ).
 
Този акт е Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (Наредбата), приета с Постановление № 71 от 10 май 2018 г. на Министерския съвет (обн. ДВ, бр. 40 от 15.05.2018 г.), в сила от 18. 05. 2018 г., която ще бъде предмет на настоящото изложение.
 
С Наредба се уреждат:
 
  1. видът на електронните документи, които могат да са част от трудово досие на работника или служителя;
  2. изискванията за:
-   създаването и изпращането на електронни документи между работника или служителя и работодателя, както и
-   удостоверяването на тяхното връчване;
  1. изискванията за съхраняването на електронните документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя.
Тази структура, предхождана от кратка обща информация относно задължението на работодателя да води трудово досие на работника или служителя, ще бъде следвана и за целите на настоящото изложение.
 
 
Обща информация относно задължението на работодателя да води трудово досие на работника или служителя и възможността част от документите да се създават и съхраняват в електронен вид
 
Припомняме, че в Кодекса на труда не е предвидено легално определение на понятието “трудово досие”.
 
Независимо от това, от нормативните актове в областта на трудовото право и от практиката за тяхното прилагане е безспорно, че работодателят следва да разполага с различни документи, които са свързани с трудовото правоотношение на съответния работник или служител и които документи следва да се съхраняват в личното му трудово досие.
 
Задължението за воденето на трудово досие, изготвянето и съхраняването на документи, свързани с трудовото правоотношение, е на работодателя (чл. 128б, ал. 1 КТ). Той е длъжен да изготвя и/или съхранява тези документи:
 
  • за нуждите на контролните органи, които извършват проверки за спазване на трудовото законодателство,
  • за предоставяне на оригинали или копия от тях на съдебните органи в случай на трудови спорове, както и
  • в други случаи, когато това е необходимо.
Следва да се отбележи, че законът и Наредбата не въвеждат задължение, а само възможност за работодателя да създава и съхранява документите относно трудовото правоотношение в електронен вид, като се запазва и практиката, те да се създават и съхраняват на хартия.
 
Независимо дали е изградена информационна система за електронен обмен на данни в предприятието, работодателят няма право да откаже получаването на документ от работник или служител на хартиен носител (чл. 11, ал. 1 Наредбата).
 
Когато работодателят желае да се възползва от посочената възможност е необходимо той да:
 
  • изгради,
  • поддържа
  • и/или използва
информационни системи за създаването и/или съхраняването на електронни документи.
 
Разходите за изграждането, поддържането и използването на информационна система за създаването и/или съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя и за обучението му за работа с нея са за сметка на работодателя (чл. 2 Наредбата).
 
Разпоредбата на чл. 12 от Наредбата въвежда определени изисквания към тази система.
 
Тя следва да може:
 
  • да отчита и удостоверява времето за настъпването на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време;
  • да създава историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършваните операции;
  • да осигурява възможност за получаването и изпращането на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, подписани с електронен подпис и други изисквания, посочени в тази разпоредба.
Основно изискване към системата е нейните функционални характеристики да не позволяват да се променя фактът на постъпването на документи по електронен път и/или тяхната поредност.
 
Това обстоятелство е изключително важно с оглед датирането на документите и свързаното с него броене и спазване на предвидени в законодателството срокове.
 
Наредбата изисква и всяко действие в системата да се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат. Това създава гаранции за достоверността на информацията, съхранявана в нея.
 
Разпоредбата на чл. 3 от Наредбата изисква работодателят да уведоми работника или служителя, когато създава и съхранява електронни документи в трудовото досие, по начин и ред, определени в Правилника за вътрешния трудов ред. Доколкото тази разпоредба не поставя изискване за отделно уведомяване за всеки конкретен документ и изискване относно срока на уведомяваме, според нас няма пречка в Правилника да се предвиди, уведомяването да се прави периодично.
 
 
Вид на електронните документи, които могат да са част от трудово досие на работника или служителя
 
По отношение на вида на електронните документи, които могат да са част от трудовото досие, разпоредбата на чл. 128б, ал. 2 КТ посочва, че в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение. Тази законова разпоредба е доразвита с разпоредбата на чл. 6 от Наредбата, която предвижда, че тези документи могат да са:
 
  1. едностранни документи, създадени от работодателя;
  2. едностранни документи, създадени от работника или служителя;
  3. документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение;
  4. документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение;
  5. други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.
В допълнение, в т. 1-4 от Допълнителната разпоредба (ДР) на Наредбата са посочени неизчерпателно някои документи, които биха могли да се включат във всяка от посочените групи. Така например:
 
  • като едностранни документи, създадени от работодателя са посочени:
-   длъжностна характеристика,
-   заповеди,
-   удостоверения,
-   уверения,
-   справки,
-   служебни бележки,
-   декларации и
-   други,
които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение;
 
  • като едностранни документи, създадени от работника или служителя са посочени:
-   молби,
-   заявления,
-   декларации,
-   уведомления,
-   съгласия,
-   отчети,
-   искания и
-   други документи,
които са от значение за възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение и т.н.
 
При тази обща и широка формулировка на Кодекса на труда и Наредбата, може да се направи извод, че на практика всеки един документ, свързан с трудовото правоотношение би могъл да се създаде и съхранява електронно.
 
В подкрепа на този извод е и разпоредбата на чл. 11, ал. 2 от Наредбата, която предвижда, възможност документите, подадени на хартиен носител, да могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им.
 
Конкретизирането на самите документи, които ще се създават и/или съхраняват като електронни документи в трудовото досие на работника или служителя следва да бъде направено в Правилника за вътрешния трудов ред на предприятието (чл. 6, ал. 2, т. 1 Наредбата).
 
 
Създаване и изпращане на електронни документи между работника или служителя и работодателя и удостоверяване на тяхното връчване
 
Изискванията за:
 
  • създаването и
  • изпращането
на електронни документи между работника или служителя и работодателя, както и удостоверяването на тяхното връчване са уредени в Глава трета от Наредбата.
 
Създаване на електронни документи
 
По отношение на създаването на електронни документи е предвидено, че това следва да бъде направено съгласно изискванията:
 
  • на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ).
Това създава гаранция за правната сила на документите, съставени и съхранявани в електронен вид, и възможност те да бъдат използвани като годно доказателствено средство в съда.
 
Наредбата изисква в Правилника да се определи видът на електронния подпис, който ще се използва от работниците и служителите за създаването на електронни документи (чл. 6, ал. 2, т. 2 Наредбата).
 
В тази връзка три са видовете електронни подписи, предвидени в националното и европейско законодателство, които могат да бъдат използвани:
 
  • електронен подпис,
  • усъвършенстван електронен подпис и
  • квалифициран електронен подпис.
Легални дефиниции за тези подписи се съдържат в разпоредбата на чл. 3, т. 10 - 12 във връзка с чл. 26 Регламент (ЕС) 910/2014.
 
В разпоредбата на чл. 3, т. 10 на Регламент (ЕС) 910/2014 е предвидено, че „„електронен подписозначава данни в електронна форма, които се добавят към други данни в електронна форма или са логически свързани с тях, и които титулярят на електронния подпис използва, за да се подписва“.
 
Понятието „усъвършенстван електронен подпис“ е определено в чл. 3, т. 11 Регламент (ЕС) 910/2014 и означава „…електронен подпис, който отговаря на изискванията, посочени в член 26“.
 
Разпоредбата на чл. 26 на Регламент (ЕС) 910/2014 предвижда, че тези изисквания са:
 
а) свързан е по уникален начин с титуляря на подписа;
б) може да идентифицира титуляря на подписа;
в) създаден е чрез данни за създаване на електронен подпис, които титулярят на електронния подпис може да използва с висока степен на доверие и единствено под свой контрол; и
г) свързан е с данните, които са подписани с него, по начин, позволяващ да бъде открита всяка последваща промяна в тях.
 
Квалифицираният електронен подпис е определен в разпоредбата на чл. 3, т. 12 на Регламент (ЕС) 910/2014 и означава „…усъвършенстван електронен подпис, който е създаден от устройство за създаване на квалифициран електронен подпис и се основава на квалифицирано удостоверение за електронни подписи“.
 
Квалифицираният електронен подпис е с по-висока степен на защита в сравнение с електронния и усъвършенствания електронен подпис. Затова и в разпоредбата на чл. 13, ал. 4 на ЗЕДЕУУ е предвидено, че правната сила на електронния подпис и на усъвършенствания електронен подпис е равностойна на тази на саморъчния подпис, само когато това е уговорено между страните. По отношение на квалифицирания електронен подпис разпоредбата на чл. 25, § 2 Регламент (ЕС) 910/2014 предвижда, че неговата правната сила е равностойна на тази на саморъчния подпис.
 
Работникът или служителят подписва електронните документи с електронен подпис съобразно нормативните изисквания и договореното с работодателя, а когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка (чл. 7, ал. 2 и ал. 3 Наредбата).
 
Следва да се има предвид, че когато се използват електронен или усъвършенстван електронен подпис, за да имат силата на саморъчен е необходимо това да бъде изрично уговорено между работодателя и работника или служителя. Това може да бъде направено в трудовия договор или в допълнително споразумение по чл. 119 КТ.
 
Само когато това е уговорено се приема, че е създаден подписан електронен документ, като неговата доказателствена сила е такава, каквато законът признава на подписания писмен документ, ако се касае за частен документ, той се ползва с такава сила само за авторството на изявлението (в този смисъл вж. Решение № 70 от 19.02.2017 г. на ВКС, IVг.о.).
 
Документите, които се създават от работодателя задължително се подписват с квалифициран електронен подпис (чл. 7, ал. 4 Наредбата).
 
Както посочихме, неговата правна сила е като на саморъчния (чл. 25, § 2 Регламент (ЕС) 910/2014).
 
Разпоредбата на чл. 8 на Наредбата изисква, когато се създават електронните документи едностранно от работодателя или документи, които изискват съгласието на двете страни по трудовото правоотношение, в тях да се посочат:
 
  • авторът на документа,
  • работодателят и
  • основанието за овластяването на автора, когато той е различен от работодателя.
Такъв ще бъде случаят когато документите се съставят от:
 
  • счетоводител,
  • лице от отдел „Човешки ресурси“,
  • юрисконсулт и други.
 
Изпращане на електронни документи
 
По отношение на изпращането на електронни документи разпоредбата на чл. 4, ал. 1 на Наредбата изисква всяка една от страните по трудовото правоотношение да даде изрично писмено съгласие да бъде адресат на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение.
 
Тази разпоредба съответства на изисквания на чл. 8 ЗЕДЕУУ, която също определя съгласието като необходима предпоставка за валиден обмен на електронни изявления.
 
Това създава гаранции за защита на правата на адресатите на електронни изявления.
 
Съгласието може да бъде дадено:
 
  • с трудовия договор,
  • посредством подписването на допълнително споразумение или
  • посредством писмено уведомление от едната до другата страна.
От значение е това съгласие да е дадено писмено. То може да се даде преди, едновременно със или след възникването на трудовото правоотношение, като всяка една от страните може да го оттегли по всяко време.
 
Самото изпращане и получаване на електронните документи се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща, която предоставя възможност за доказване на връчването на всяко едно съобщение.
 
Услугата се предоставя на граждани и юридически лица, на администрации, както и на лицата, осъществяващи публични функции, и на организациите, предоставящи обществени услуги, и представлява електронен еквивалент на препоръчаната поща.
 
Системата за сигурно електронно връчване включва комплекс от ресурси и услуги по изпращане и получаване на електронни изявления и електронни документи. Достъпът през уеб интерфейс се осъществява след регистрация чрез средство, позволяващо идентификация на потребителите (квалифициран електронен подпис, електронна идентичност (eID) по смисъла на Закона за електронната идентификация, Персонален идентификационен код на Националния осигурителен институт и други, приети с държавен акт).
 
Повече информация за услугата може да намерите на сайта на Държавна агенция „Електронно управление“ на следния интернет адрес: https://e-gov.bg/bg/142
 
Всички разходи за размяна на електронните документи и използването на услуга за електронна препоръчана поща от страна на работодателя и от страна на работника или служителя са за сметка на работодателя.
 
Важен въпрос, който се поставя при обмен на електронни данни е този за момента на получаване (връчване) на електронния документ.
 
Доколкото в Кодекса на труда няма предвидени специални правила, следва да се прилагат общите правила на ЗЕДЕУУ. Разпоредбата на чл. 10, ал. 1 от него урежда различни хипотези на получаване, в зависимост от това дали адресатът е посочил или не конкретна информационна система и дали разполага или не с такава.
 
Основното правило е, че електронното изявление се счита за получено с постъпването му в посочената от адресата информационна система.
 
Ако адресатът не е посочил конкретна информационна система, изявлението е получено с постъпването му в която и да е информационна система на адресата, а ако адресатът няма информационна система - с изтеглянето му от адресата от информационната система, в която изявлението е постъпило.
 
Потвърждаване на получаването на електронно изявление не е необходимо, за да се смята, че е получено от адресата, освен ако страните са уговорили друго.
 
Ако е уговорено потвърждаване, електронното изявление се счита за получено с изпращането на потвърждаване от адресата за получаването му (чл. 10, ал. 3 ЗЕДЕУУ).
 
Ако страните не са уговорили срок за потвърждаване, то трябва да бъде извършено в разумен срок (чл. 8, ал. 1 ЗЕДЕУУ).
 
В ЗЕДЕУУ е уреден и моментът на узнаване на електронното изявление, като разпоредбата на чл. 11 от него предвижда, че се смята, че адресатът на електронното изявление е узнал съдържанието му в разумен срок след неговото получаване.
 
Поставя се въпрос кой от двата момента ще бъде релевантен, за да се счита за получено съответното електронно уведомление – моментът:
 
  • на получаване или
  • на узнаване.
В Кодекса на труда се използват различни понятия:
 
  • връчване (чл. 195, ал. 3 КТ относно връчването на заповед за дисциплинарно наказание),
  • получаване (чл. 317, ал. 3 КТ относно трудоустрояването, чл. 325, ал. 1, т. 1 КТ относно прекратяване на трудовото правоотношение по взаимно съгласие, чл. 326, ал. 4 КТ относно началото на срока на предизвестие за прекратяване на трудовото правоотношение, чл. 335, ал. 2, т. 3 КТ относно момента на прекратяване на трудовото правоотношение без предизвестие).
 
Според нас, релевантният момент за преценка на последиците от изявлението, е получаването на уведомлението, т.е.
 
  • с постъпването му в посочената от адресата информационна система,
  • ако не е посочил конкретна информационна система - с постъпването му в която и да е информационна система на адресата, а
  • ако адресатът няма информационна система - с изтеглянето й от адресата.
Този извод се налага от разпоредбата на чл. 10, ал. 1 ЗЕДЕУУ.
 
Той е възприет и в разпоредбата на чл. 42, ал. 4 Гражданския процесуален кодекс относно връчването на съдебни книжа по дела и се споделя и от съдебната практика (Решение № 303 от 7.10.2013 г. на ВКС, IVг.о. ; Определение № 169 от 6.04.2017 г. на ВКС, I т.о.).
 
Така например в Решение № 303 от 7.10.2013 г. Върховният касационен съд приема, че: „…релевантен е не моментът, в който уволненият работник е „надлежно уведомен” за изявлението за отмяна на уволнението, а този, в който е получил съобщение за това изявление, без оглед кога е узнал съдържанието му“.
 
В същото решение ВКС приема, че: „При адресни изявления, осъществявани чрез писмен документ, релевантен е моментът на получаването на документа – счита се, че в този момент настъпват свързаните с тях последици (в този смисъл е постановената по реда на чл. 290 ГПК практика на ВКС – напр. решение № 35 от 7.05.2012 г. на ВКС по гр. д. № 1877/2010 г., IV г.о., решение № 48 от 28.02.2013 г. на ВКС по гр. д. № 265/2012 г., IV г.о.). Разпоредбата на чл. 3 ал. 2 ЗЕДЕП (б. а. ЗЕДЕУУ загл. изм. ДВ, бр. 85 от 2017 г.) приравнява електронния документ на писмения такъв, следователно даденото в обвързващата практика на ВКС разрешение относно връчването на писмени изявления следва да намери приложение и относно електронните документи“.
 
Поради това и последиците, които законът придава на определено изявление, настъпват от момента на неговото получаване.
 
Без значение кога е отворено съобщението, съдържанието му се счита узнато от адресата от датата на постъпването, съответно изтеглянето на електронния документ.
 
При евентуален спор, обстоятелството на получаването би могло да бъде доказано с всички доказателствени средства, като например разпечатка от информационната система на получателя, със съдебно-техническа експертиза и други.
 
В допълнение следва да се има предвид и обстоятелство, че разпоредбата на чл. 43, § 2 Регламент (ЕС) 910/2014 въвежда презумпция за цялост на данните, за изпращане на тези данни от идентифицирания изпращач, тяхното получаване от идентифицирания получател и за точност на указаните чрез квалифицираната услуга за електронна препоръчана поща дата и час на изпращане и получаване на данните. Презумпцията може да бъде оборена от страната, която твърди, че някое от посочените обстоятелства не е налице, като в тежест на тази страна е да докаже това в съда.
 
 
Съхраняване на електронни документи
 
Изискванията за съхраняването на електронните документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя са уредени в Глава четвърта от Наредбата.
 
Разпоредбата на чл. 10 от Наредбата изисква когато се използва информационна система работодателят да осигури механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата.
 
Легално определение на „двуфакторна идентификация“ се съдържа в т. 7  § 1 ДР на Наредбата, като това е „…е система за осигуряване на достъп до информационна система, осигуряваща потвърждаване на идентичността на потребителя чрез второ устройство или през едно устройство, но през втори канал от този на осъществяването на достъп“.
 
Механизмът за осигуряване на двуфакторна идентификация е определен в т. 8 § 1 ДР на Наредбата, като това е „…е съвкупност от софтуер и хардуер, осигуряваща двуфакторна идентификация“.
 
Когато е подаден документ на хартиен носител и той се преобразува в електронен чрез сканиращо устройство е необходимо пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ да се удостовери с:
 
  • квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а
  • на хартиения носител – със саморъчен подпис.
Работодателят следва да осигури на работника или служителя непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото му досие.
 
На основание разпоредбите на чл. 128а, ал. 1 и чл. 128б, ал. 4 КТ във връзка с чл. 14 и чл. 5 Наредбата той е длъжен и по искане на работника или служителя, в срок 14 дни да му издаде и да му предостави:
 
  • в електронен вид или
  • на хартиен носител
преписи от електронни документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, които са част от трудовото му досие.
 
В Кодекса на труда не са уредени сроковете за съхранение на различните видове документи, част от личното трудово досие на работника или служителя.
 
Такива срокове са уредени в различни закони, като например Закона за Националния архивен фонд, Закона за счетоводството и други, в зависимост от вида на документа и информацията, която се съдържа в него.
 
При всички случай е добре документите, които се съдържат в личното досие на работника или служителя да се съхраняват най-рано до изтичане на сроковете за предявяване на искове за трудови спорове, предвидени в чл. 358 КТ, доколкото за някои документи не са предвидени други срокове в специални закони.
 
Направените промени в Кодекса на труда от 2015 г. и 2017 г. и приемането на Наредбата тази година следва да бъдат оценени положително.
 
С тях се запълва законодателна празнота като се урежда изрично задължението на работодателя да води трудово досие на работника и служителя.
 
Те се очаква да улесняват обмена на документи, свързани с трудовото правоотношение между работника и служителя и работодателя и да спомагат за преодоляването на съществуващи в практиката проблеми и спорове във връзка с тяхното изпращане (получаване).
 
Тези промени следва да бъдат оценени положително и в контекста на променящия се свят на труда, навлизането на дигитализацията в него и появата на нови форми на заетост, които налагат улесняване на обмена на информация между работника или служителя и работодателя и осигуряването на възможност за дистанционна комуникация. Тяхното действие и реално практическо прилагане предстои тепърва да бъде оценено.

 


Не пропускай най-новите ни безплатни публикации. Абонирай се за нашия е-бюлетин ТУК.


 

 

Назад