Документиране на доходите на физическите лица, изплатени през 2018 г.

Документиране на доходите на физическите лица, изплатени през 2018 г.

 

Евгения Попова, данъчен експерт

 

Актуално към 01. 11. 2018 г.

 

Правилното документиране на доходите има много важно значение и е добре когато това се осъществява съобразно законовите изисквания и срокове. По този начин се предотвратяват редица неудобства за физическите лица от извършване на последващи проверки от органите по приходите.

 

Разпоредбите, които имат отношение към документирането на доходите са:

 

• чл. 9 от ЗДДФЛ и

• чл. 45 от ЗДДФЛ относно удостоверяването на изплатен облагаем доход и на удържан данък.

В настоящия материал ще бъдат разгледани:

 

• изискванията на посочените разпоредби, както и

• спецификите при тяхното прилагане за изплатени доходи, в случаите когато платците им са:

-   предприятия или

-   самоосигуряващи се лица.

 

Основната цел на служебните бележки е правилното попълване в годишната им данъчна декларация на:

 

• придобития доход от физическите лица и

• удостоверяване на удържания данък, ако има такъв.

Много е важно да се отбележи, че по отношение на механизма на издаване на служебните бележки ще има съществена промяна, която обаче ще се прилага при документирането на доходите, придобити през 2019 г.

 

По отношение на изплатени доходи през 2018 г. ще се запази действащият до момента ред, а именно:

           

 

1. Документиране на доходите от трудови правоотношения

 

 

Документирането на доходите от трудови правоотношения се осъществява чрез издаване на служебна бележка по образец, като са налице два вида служебни бележки, издаването на които зависи от конкретни специфики, както следва:

 

 

1.1. Служебна бележка образец № 1 - издава се само при поискване от работника/служителя.

 

Работодателят по основното трудово правоотношение към 31 декември 2018 г. издава служебна бележка образец № 1 за изплатения през годината облагаем доход и за удържания данък.

 

Характерното е, че в този вид служебна бележка се отразява и данъкът, удържан или възстановен на работника/служителя при определянето на годишния размер на данъка за доходите от трудови правоотношения.

 

В случаите, в които работникът/служителят през годината е имал доход от трудови правоотношения при друг работодател и съответно е предоставил данни за този доход (служебна бележка образец № 2) на работодателя по основното си трудово правоотношение, в служебната бележка № 1 следва да са включени дохода и удържания данък от другия работодател.

 

Това обаче става по желание на физическото лице, което не е задължено да предоставя тази информация на основния работодател.

 

Когато работодателят по основното трудово правоотношение:

 

• не е удържал или
• не е възстановил данъка

във връзка с годишното преизчисляване до 31 януари 2019 г. в този случай задължително следва да се издаде служебна бележка образец № 2.

 

При положение, че през годината работодателят е изплатил на работник/служител доходи от трудово правоотношение от източник в чужбина, при издаването на служебна бележка образец № 1 работодателят е добре да посочи брутния размер на придобития облагаем доход от трудовото правоотношение, както:

 

• от източник в България, така и

• от чужбина, въпреки че в образеца на документа това не е предвидено.

 

Така например в случаите, когато за доходите от чужбина по силата на съответната Спогодба за избягване на двойното данъчно облагане се прилага метод „Освобождаване с прогресия“, тези доходи следва да се приспаднат от доходите, които ще се облагат по реда на ЗДДФЛ, поради което е добре да се знае техният размер.

 

Важно е също така, че в служебната бележка отражение следва да намери само удържания данък по реда на ЗДДФЛ, когато е налице такъв.

 

Доходите от трудови правоотношения, които са освободени от облагане по реда на ЗДДФЛ, като например дневни командировъчни пари до двукратния им нормативно-определен размер, не се вписват в служебната бележка.

 

 

1.2. Служебна бележка образец № 2 – издава се задължително.

 

Служебна бележка № 2 се издава от работодателя и се предоставя на работника/служителя за придобития през годината облагаем доход и за удържания през годината данък, в следните случаи:

 

• трудовото правоотношение е прекратено през течение на годината – издава се в срок до 1 месец от датата на последното плащане, но най-късно до 31 декември 2018 г;

• доходът е от правоотношение, независимо от основанието за възникването му, със съдружници и член-кооператори, както и с акционери, притежаващи повече от 5 на сто от капитала на акционерното дружество, за полагане на личен труд в дружествата и кооперациите, в които те са съдружници, член-кооператори или акционери (по § 1, т. 26, буква ”и”от ДР на ЗДДФЛ) – издава се в срок до 10 януари 2019 г.;

• работодателят не е работодател по основното трудово правоотношение към 31 декември 2018 г. – издава се в срок до 10 януари 2019 г. Това обстоятелство се установява с писмена декларация, предоставена от работника/служителя;

• удържането или възстановяването на данъка във връзка с годишното преизчисляване не е извършено до 31 януари 2019 г. - издава се в срок до 05 февруари 2019 г.

 

            2. Документиране на доходите от друга стопанска дейност

 

 

Служебна бележка образец № 3 – издава се задължително за придобити от физически лица доходи през 2018 г. най-късно до 15 април 2019 г.

 

Пла­тецът (пред­п­ри­я­ти­е­ или са­мо­о­си­гу­ря­ва­що се ли­це) на до­хо­ди от дру­га сто­пан­с­ка дей­ност по чл. 29 от ЗДДФЛ, из­да­ва за из­п­ла­те­ни­те до­хо­ди и удър­жа­ния аван­сов да­нък този образец на слу­жеб­на бе­леж­ка, ко­ято се пре­дос­та­вя на ли­це­то, при­до­би­ло до­хо­да или на упълномощено от него лице. Важно е да се има предвид, че бележката се издава дори и когато няма удържан данък – например лицето е с намалена работоспособност и облагаемите му доходи не са достигнали прага от 7920 лв.

 

Сметка за изплатени суми - образец № 3а се издава с цел правилното определяне и удържане на авансовия данък по реда на чл. 43 от ЗДДФЛ.

 

Образец № 3а:

 

• може да се издава при всяко плащане,

• може в рамките на тримесечието, но също така

• няма проблем издаването й да стане еднократно в рамките на годината, тъй като все повече доходи вече се изплащат по банков път.

Важно е да се има предвид, че когато лицето, което при­до­би­ва до­ход от друга стопанска дейност по чл. 29 от ЗДДФЛ е са­мо­о­си­гу­ря­ва­що­то се ли­це, то трябва да пред­с­та­ви пис­ме­на дек­ла­ра­ция, с която да декларира това обстоятелство, което ос­во­бож­да­ва пла­те­ца на до­хо­да освен:

 

• от за­дъл­же­ни­е­то да удър­жа аван­со­во да­нък, така и

• от задължението да из­да­ва смет­ка за из­п­ла­те­ни су­ми и слу­жеб­на бе­леж­ка – образци № 3 и № 3а.

 

В тези случаи доходите се документират от фи­зи­чес­ко­то ли­це по ре­да на чл. 9 от ЗДДФЛ:

 

• в съответствие с чл. 9, ал. 1 от ЗДДФЛ, данъчно задължените лица са длъжни да регистрират и отчитат извършените продажби на стоки и услуги чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство по ред, определен с Наредба № Н-18 от 13 декември 2006 г. на министъра на финансите, освен когато заплащането се извършва по банков път или чрез прихващане.

 

По силата на тази Наредба не са задължени да регистрират извършваните от тях продажби в търговски обект чрез фискално устройство лицата, които извършват следните дейности:

 

-   продажби на собствена и непреработена селскостопанска продукция от физически лица, които не са търговци по смисъла на Търговския закон, с изключение на продажби във или от търговски обекти в лицензираните стокови борси, тържища или пазар на производители по смисъла на Закона за стоковите борси и тържищата или закрити помещения, като магазин, склад или други подобни;

 

-   дейност на лица, упражняващи свободна професия.

 

• разпоредбата на чл. 9, ал. 2 от ЗДДФЛ предвижда физическите лица, които не са длъжни да издават фискална касова бележка от фискално устройство, да издават документ за придобитите от тях доходи, съдържащ реквизитите по чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството. Необходимите реквизити на документа са:

-   наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;

-   дата на издаване;

-   наименование, адрес и номер за идентификация по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс на издателя и получателя;

-   предмет и стойностно изражение на стопанската операция;

-   име и фамилия на съставителя.

 

Не съществува изискване тези документи предварително да бъдат заверявани от органите на НАП.

 

В случай, че:

 

• платецът на доходите, без да е имал такова задължение, издаде служебна бележка № 3, това

• не отменя изискването на чл. 9, ал. 2 от ЗДДФЛ за издаване на документ от физическото лице.

 

3. Документиране на доходите от наем или от друго възмездно предоставяне за ползване на права или имущество

 

 

Служебна бележка образец № 3 – издава се задължително за придобити от физически лица доходи през 2018 г. най-късно до 15 април 2019 г.

 

Предприятието или самоосигуряващото се лице - платец на доходи от наем или от друго възмездно предоставяне за ползване на права или имущество, аналогично на доходите от друга стопанска дейност, издава за изплатените доходи и удържания данък по реда на чл. 44 от ЗДДФЛ служебна бележка – образец № 3.

 

Тук е важно да се има предвид, че платецът (наемателят) следва да издава такъв документ на всеки наемодател, когато собственици на съответното имущество са повече от едно физическо лице, дори и в случаите когато доходите от наем се получават само от единия от собствениците (например постъпват по една банкова сметка).

 

За изплатения доход и удържания данък платецът издава Сметка за изплатени суми - образец № 3а, която също се предоставя на получателя/ите на дохода.

 

При тези доходи обстоятелството, че лицето, придобиващо дохода е самоосигуряващо се не е от значение за авансовото облагане на дохода, поради което предприятието или самоосигуряващото се лице – платец е задължено да издаде служебна бележка образец № 3.

 

Освен това, възможно е например наемодателят да е регистрирано по реда на ЗДДС лице и като такъв да е задължен да издава данъчна фактура, но това не отменя ангажиментите на предприятието – платец на дохода, произтичащи от разпоредбите на ЗДДФЛ.

           

 

4. Документиране на доходите от други източници по чл. 35 от ЗДДФЛ

 

 

Служебна бележка образец № 4 – издава се задължително за придобити от физически лица доходи през 2018 г. най-късно до 15 април 2019 г.

 

Предприятието или самоосигуряващото се лице - платец на такива доходи, издава за изплатените доходи и удържания данък служебна бележка образец № 4, която предоставя на лицето, придобило дохода или на упълномощено от него лице.

 

Следва да се има предвид, че когато доходите са в натура в служебната бележка се посочва пазарната цена без данъка върху добавената стойност и акцизите.

 

Например, при доходите, придобити под формата на награди е важно, че служебната бележка трябва да бъде издадена от действителния платец на доходите, предвид че при предоставянето на наградите много често участват посреднически дружества, които обаче не са реалните платци на доходите.

 

 

Не е предвидено да се издава конкретен документ за документиране:

 

• за доходите, облагаеми с окончателен данък, както и

• за необлагаемите доходи по чл. 13, ал. 1, т. 24 от ЗДДФЛ от:

-   рента,

-   аренда или от

-   друго възмездно предоставяне за ползване на земеделска земя.

 

Следва да се има предвид, че когато е удържан данък на чуждестранни физически лица, те могат да поискат да им бъде издадено удостоверение по образец за внесения данък по реда на ЗДДФЛ.

 

След всичко изложено до тук може да се каже, че информацията от служебните бележки е изключително важна за физическите лица, а към настоящия момент:

 

• не издаването на служебни бележки и

• не предоставянето им на физическите лица в определените в ЗДДФЛ срокове

подлежи на административно наказателни санкции.

 

Налице са различни начини за предоставянето на тези документи, като следва да се има предвид, че при взаимно съгласие между:

 

• предприятията и самоосигуряващите се лица – платци на доходите и

• физическите лица, получатели тези доходи,

документите могат да бъдат предоставяни и по електронен път, подписани с електронен подпис, а също така и да бъдат подписвани с обикновен подпис чрез системата DocuSign.

Добре е издаването на служебните бележки да се извършва своевременно, като се има предвид, че за много физически лица, те ще са необходими на по-ранен етап, тъй като ще подават годишните си данъчни декларации до 31 януари 2019 г. с цел ползване на отстъпка от данъка за довнасяне.