Особености при документирането на изплатените през 2019 г. облагаеми доходи от трудови правоотношения и предоставяне на информация в НАП от работодателите

Евгения Попова, данъчен експерт

Актуално към 07.12. 2019 г.

С измененията в ЗДДФЛ в сила от 01.01.2019 г. настъпиха съществени промени по отношение на механизма на удостоверяване на изплатения през годината облагаем доход от трудови правоотношения.

От тази година вече не е налице задължително издаване на служебни бележки по чл. 45 от ЗДДФЛ включително за доходи от трудови правоотношения, но е запазена възможността такива да бъдат издавани при поискване от физическите лица в 14-дневен срок.

За изплатените през 2019 г. облагаеми доходи по трудови правоотношения и за удържаните през годината данък и задължителни осигурителни вноски работодателите ще предоставят информация в НАП със справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ в срок до 28 февруари 2020 г. Министърът на финансите вече е утвърдил новите образци на тези документи, които са обнародвани в Държавен вестник, бр. 94 от 29.11.2019 г. (Неофицален раздел) и могат да бъдат намерени на интернет страницата на НАП

Важно е да се има предвид, че информацията, която се посочва и в двата документа е почти идентична и се отнася за изплатените от работодателите през годината облагаеми доходи по трудови правоотношения, ползваните данъчни облекчения и резултатите от годишното облагане - за работодателите по основно трудово правоотношение.

В единия случай работодателят издава служебна бележка и я предоставя на работника/служителя, а в другия информацията се подава в НАП със справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ по електронен път.

Важно е да се има предвид, че информация със справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ следва се предоставя от всички предприятия, които през 2019 г. са били работодатели на лица по трудови правоотношения по смисъла на § 1, т. 26 от ДР на ЗДДФЛ, включително и в случаите когато тези правоотношения вече са прекратени.

Пример: Работодател през 2019 г. е изплатил облагаеми доходи по трудови правоотношения общо на 100 лица, от които на 20 лица през годината тези правоотношения са били прекратени. От 80-те лица, които към 31 декември 2019 г. са в трудови правоотношения с този работодател за 70 лица той е работодател по основно трудово правоотношение, а за 10 лица се явява допълнителен работодател. В случая работодателят следва да подаде информация за изплатени облагаеми доходи по трудови правоотношения на 100 лица.

1. Особености при документирането на облагаемите доходи по трудови правоотношения от работодателите чрез издаване на служебна бележка.

Удостоверяването на облагаемия доход по трудови правоотношения, при заявено желание от физическите лица, се осъществява с новия образец на служебна бележка образец № 1 във всички случаи (служебна бележка образец № 2 вече отпадна). Това е образецът, който се подава, включително и при прекратяване на трудовото правоотношение през годината и при изплатени доходи на съдружници и член-кооператори, както и акционери, притежаващи повече от 5 на сто от капитала на акционерното дружество, за полагане на личен труд в дружествата и кооперациите, в които те са съдружници, член-кооператори или акционери (лица по § 1, т. 26, б. „и“ от ДР на ЗДДФЛ).

Когато работодател по основно трудово правоотношение към 31.12.2019 г., е определил годишната данъчна основа и годишния данък по реда на чл. 49 от ЗДДФЛ и за доходи от друг работодател, информацията в служебната бележка се посочва на отделен ред за всеки от работодателите, като се посочат и идентификационните данни на другия работодател (ЕИК и наименование).

Важно е да се има предвид, че когато работодател през годината е изплатил и доходи от източник в чужбина, в служебната бележка се посочва:

общият размер на облагаемия доход по трудовото правоотношение, придобит както от източник в България така и от чужбина, както и

удържаният данък по реда на чл. 42 и чл. 49 от ЗДДФЛ, ако има такъв.

В такъв случай, в служебната бележка работодателят ще посочи общата сума на облагаемия доход, но по подходящ за него начин отделно следва да информира физическите лица за размера на облагаемия доход от чужбина доколкото тази информация ще бъде необходима за попълване на годишната им данъчна декларация.

По същия начин ще бъде попълнена и информацията в справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ в случаите на изплатени от работодателя доходи от източник в чужбина.

Следва да се има предвид, че при прекратяване на дейността на работодателите, които нямат правоприемник, служебната бележка би следвало се издава:

от последния представляващ работодателя или

от съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, където са предадени разплащателните ведомости и приложенията към тях по реда на Кодекса за социално осигуряване.

2. Особености при предоставянето на информация за доходите по трудови правоотношения от работодателите чрез справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ.

2.1. Подаване на справката

Структурата и формата на файла за подаване на данните се утвърждават от изпълнителния директор на НАП. (Структурата и форматът на файл и редът за подаване на данни в електронен вид са публикувани на интернет страницата на НАП.)

Следва да се има предвид, че файлов формат на данни, който не отговаря на утвърдената структура не се приема и обработва в НАП.

Също така файл с данни, който не съдържа задължителните за попълване полета или съдържа некоректно попълнени полета изцяло се отхвърля.

За попълването на данните ще може да се използва както:

софтуерно приложение, така

клиентско приложение, предоставено от НАП.

Справката се подава само от 9 и 10-значни ЕИК, а в случаите на работодател, който има клонове/поделения всички данни следва да са подадени по 9 значния ЕИК.

Когато през годината е налице преобразуване при което преобразуваното предприятие вече е заличено, справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ следва да се подаде от работодателя, който е правоприемник, като в този случай:

изплатените доходи от преобразуваното дружество следва да бъдат посочени на отделен ред и

в колона 23 в Част ІІ следва да бъде посочен ЕИК на преобразуваното предприятие.

Когато в резултат на преобразуването са налице две предприятия например отделяне всеки работодател подава информация за изплатените от него доходи.

При заличаване или прекратяване на предприятие справката се предоставя от последния представляващ в 30-дневен срок от датата на заличаване на предприятието или от прекратяването на дейността.

2.2. Попълване на справката

В справката, аналогично на служебната бележка доходите по трудови правоотношения са разделени на три кода, като:

в код 101 са включени по-голямата част от доходите по § 1, т. 26 от ДР на ЗДДФЛ,

с код 102 се посочват доходите на съдружници и член-кооператори, както и акционери, притежаващи повече от 5 на сто от капитала на акционерното дружество, за полагане на личен труд в дружествата и кооперациите, в които те са съдружници, член-кооператори или акционери, а

с код 103 доходите на морските лица.

Когато са изплатени облагаеми доходи по трудови правоотношения от един работодател с един код, те се посочват на един ред – например лицето:

няколко месеца през годината има трудов договор с работодателя, а

след това има договор за управление и контрол с този работодател.

Когато справката се подава от работодател по основно трудово правоотношение към 31 декември 2019 г. е много важно това обстоятелство да бъде отбелязано в т. 7 в Част ІІ от справката, тъй като само в тези случаи се попълват и колоните на ред 8.3 за:

годишния размер на данъчните облекчения и

резултатите от определянето на годишния размер на данъка върху изплатените облагаеми доходи по трудови правоотношения с код 101 и 103.

Следователно когато работодателят е работодател по основното трудово правоотношение към 31.12.2019 г. в подаваната от него справка за работниците/служителите следва да включи и информацията, свързана с определянето на годишната данъчна основа и годишния данък по реда на чл. 49 от ЗДДФЛ.

При положение, че при годишното облагане е включил данни за друг работодател, то тези данни следва да бъдат посочени на отделен ред за съответния код на дохода.

Цялата информация за конкретните физически лица, на които са изплатени доходи по трудови правоотношения, се посочва в Част ІІ от справката, като броят на попълнените Част ІІ съответства на броя на тези физически лица.

При попълването на Част II от справката следва да се има предвид, че попълване на отрицателни стойности е възможно единствено в колона 19 на ред 8.3, където се посочва разликата между дължимия годишен данък за доходите по трудови правоотношения и авансовия данък по чл. 42 от ЗДДФЛ (сумата се закръглява към всеки пълен лев). При наличието на такава разлика, ако тя:

е положителна се посочва като удържан данък в колона 20 на ред 8.3, а ако

е отрицателна като възстановен данък в колона 21, когато удържането/възстановяването е станало до 31 януари 2020 г.

Също така с оглед избягване на разминавания и грешки е важно да се има предвид, че сумите в полетата на справката се посочват в левове и стотинки до втория десетичен знак (с изключение на сумата в колона 19 на ред 8.3).

Когато справката се подава от работодател, който не е по основно трудово правоотношение към 31 декември 2019 г. в Част ІІ от справката се попълват само полетата за:

изплатения облагаем доход,

ползваните данъчни облекчения през годината, ако има такива, и

авансовия/дължимия данък,

а полетата за годишния размер на данъчните облекчения и резултатите от определянето на годишния размер не се попълват.

Пример: Физическо лице до 31 март 2019 г. е работило по трудово правоотношение при работодател „А“, като е придобило облагаем доход в размер на 5000 лв., а след тази дата е започнало работа по трудово правоотношение при работодател „Б“ с облагаем доход в размер на 10000 лв., като това правоотношение не е прекратено към 31 декември 2019 г. Тъй като лицето е с намалена работоспособност над 50 на сто през годината е ползвало данъчно облекчение през всичките месеци на годината и при двамата си работодатели, като размерът на авансовия данък при работодател „А“ е 302 лв., а при работодател „Б“ е 406 лв. За целите на този пример няма удържани осигурителни вноски. Работодател „Б“ е направил годишно облагане на всички доходи, придобити от физическото лице през годината и е приложил и данъчното облекчение за 2 деца в размер на 400 лв. Попълването на справката при двамата работодатели ще бъде следното:

Работодател „А“ за доходи с код 101 ще попълни:

- ред 1.1, колони 2.1 и 2.2 ЕИК и Наименование на работодател „А“

- ред 1.1, колона 3 – „Облагаем доход“ – 5000 лв.

- ред 1.1, колона 7 – „Авансов данък по чл. 42 от ЗДДФЛ“ – 302 лв.

- ред 1.1, колона 8 – „Данъчно облекчение за лица с намалена работоспособност по чл. 18, ал. 1 или ал. 2 от ЗДДФЛ“ – 1980 лв.

- ред 8.3, колона 22 „Общ размер на удържания данък за доходите по трудови правоотношения“ - 302 лв.

Работодател „Б“, в т. 7 в Част ІІ ще отбележи, че е работодател по основно трудово правоотношение, и за доходи с код 101 ще попълни:

- ред 1.1, колони 2.1 и 2.2 ЕИК и Наименование на работодател „Б“

- ред 1.1, колона 3 – „Облагаем доход“ – 10000 лв.

- ред 1.1, колона 7 – „Авансов данък по чл. 42 от ЗДДФЛ“ – 406 лв.

- ред 1.1, колона 8 – „Данъчно облекчение за лица с намалена работоспособност по чл. 18, ал. 1 или ал. 2 от ЗДДФЛ“ – 5940 лв.

- ред 1.2, колони 2.1 и 2.2 ЕИК и Наименование на работодател „А“

- ред 1.2, колона 3 – „Облагаем доход“ – 5000 лв.

- ред 1.2, колона 7 – „Авансов данък по чл. 42 от ЗДДФЛ“ – 302 лв.

- ред 1.2, колона 8 – „Данъчно облекчение за лица с намалена работоспособност по чл. 18, ал. 1 или ал. 2 от ЗДДФЛ“ – 1980 лв.

- ред 8.1, колона 6 – „Годишна данъчна основа“ – 15000 лв.

- ред 8.3, колона 6 – „Годишна данъчна основа“ – 15000 лв.

- ред 8.3, колона 8 – „Данъчно облекчение за лица с намалена работоспособност по чл. 18, ал. 1 или ал. 2 от ЗДДФЛ“ – 7920 лв.

- ред 8.3, колона 15 – „Данъчно облекчение за деца по чл. 22в от ЗДДФЛ“ – 400 лв.

- ред 8.3, колона 17 „Годишна данъчна основа по чл. 49, ал. 1 от ЗДДФЛ след намаленията“ – 6680 лв.

- ред 8.3, колона 18 „Дължим годишен данък, определен по реда на чл. 49 от ЗДДФЛ“ – 668 лв.

- ред 8.3, колона 19 „Разлика между колона 18 и сбора от сумите в колона 7„ – -40 лв.

- ред 8.3, колона 21“Сума по колона 19, възстановена на лицето до 31 януари на следващата година“ – 40 лв.

- ред 8.3, колона 22 „Общ размер на удържания данък за доходите по трудови правоотношения“ - 668 лв.

В конкретния случай, лицето е предоставило служебна бележка и:

работодател „Б“ при годишното облагане е включил и данните за изплатения облагаем доход от работодател „А“, а

работодател „А“ от своя страна също е подал данни за това лице, т.е. данните са посочени на две места,

но това е така тъй като не е възможно работодателите да изследват дали друг работодател ще подаде информация за тях или не.

НАП следва да съобрази този факт във връзка с коректното деклариране на доходите от трудови правоотношения от физическите лица.

При положение, че в примера лицето не предостави служебна бележка на основания работодател, всеки работодател ще подаде данни само за изплатените от него доходи по трудови правоотношения, като отново само работодател „Б“ ще посочи данни за:

годишните размери на ползваните данъчни облекчения и

резултатите от определянето на годишния данък.

Също така в справката следва да намерят отражение и изплатените облагаеми доходи по трудови правоотношения в полза на физически лица, местни на друга държава - членка на Европейския съюз.

Например, през 2019 г. са начислени и изплатени доходи по трудови правоотношения на физическо лице, което е местно лице на Франция, за които е направено годишно преизчисляване на данъка. Тези доходи следва да бъдат посочени в справката по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ, включително и резултатите от определянето на годишния данък и ползваните данъчни облекчения.

Специфични данни за това лице следва да бъдат попълнени и в справката по чл. 73а, ал. 5 от ЗДДФЛ, която се предоставя само по електронен път в срок до 30 април 2020 г.

В случай, че такива доходи само са начислени, но не са изплатени през 2019 г. информация следва да бъде предоставена само със справката по чл. 73а, ал. 5 от ЗДДФЛ за целите на задължителния автоматичен обмен.

2.3. Коригиране на данните в справката

При откриване на грешка в данните, предоставени за конкретно физическо лице, задължените лица имат право да правят промени в тези данни по електронен път, в срок до 30 септември 2020 г., като се има предвид че в този срок могат да се правят неограничен брой корекции.

Коригиране на данните за едно лице може да се направи само когато вече за това лице има подадени основни данни от същия работодател.

Налице е нов принцип за извършване на корекции, различен от действащия до момента предвиждащ във всяка следваща справка, която се подава, да се включват само основни, коригиращи или заличаващи данни за конкретни физически лица.

Основни данни, които ще се подават от работодателя с всяка следваща справка, за различни физически лица ще се добавят към вече подадените с предходната справка.

Когато се налага да се направи корекция, тя ще се осъществява по ЕГН на физическото лице, като се попълва изцяло нова Част ІІ от справката, независимо кое поле касае промяната.

Пример: Работодател е подал справка по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ на 28 февруари 2020 г., в която е включил изплатени доходи по трудови правоотношения на 100 физически лица. Впоследствие установява, че за 3 от посочените лица е налице грешка в предоставените данни, а 1 лице погрешно е включено в справката, тъй като има само начислени доходи, които не са изплатени в рамките на данъчната година.

В този случай работодателят без да уведомява НАП може да подаде справка по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ до 30 септември 2020 г. в която да посочи само данните за лицата за които има промяна, т.е. общо 4 лица като в т. 1 „Код корекция“ на Част ІІ посочи 3 лица с код корекция и 1 лице с код заличаване. Непроменените данни на останалите 96 лица по трудово правоотношения не следва да се подават.