Относно задължението на работодателя да води трудово досие на работника или служителя

Относно задължението на работодателя да води трудово досие на работника или служителя
 
 
Михаил Илиев, д-р по право, експерт в МТСП
 
 
Публикувано на 19. 12. 2015 г.
 
 
Публикация от сп. „Данъци ТИТА“. Абонирайте се сега и четете още множество публикации
 
 
С измененията и допълненията Кодекса на труда (КТ), обнародван в  ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17. 07. 2015 г.) беше въведено изрично задължение на работодателя да води трудово досие на работника или служителя.
 
Целта на материала е да даде отговор на два въпроса във връзка с новото задължение:
  • какви документи трябва да се съхраняват в личното трудово досие на работника и служителя и
  • колко време трябва да се съхранява трудовото досие.
 
В КТ не е предвидено легално  определение на понятието “трудово досие”. Независимо от това, от нормативните актове в областта на трудовото право и от практиката за тяхното прилагане е безспорно, че работодателят следва да разполага с различни документи, които са свързани с трудовото правоотношение на съответния работник или служител и които документи следва да се съхраняват в личното му трудово досие.
 
Задължението за воденето на трудово досие, изготвянето и съхраняването на документи, свързани с трудовото правоотношение, е на работодателя (чл. 128б, ал. 1  от КТ). Той е длъжен да изготвя и съхранява тези документи за нуждите на контролните органи, които извършват проверки за спазване на трудовото законодателство, за предоставяне на оригинали или копия от тях на съдебните органи в случай на трудови спорове, както и в други случаи, когато това е необходимо.
 
В законa не са посочени изрично и изчерпателно документите, които следва да бъдат съхранявани в трудовото досие на работника или служителя.
 
Разпоредбата на чл. 128б, ал. 2 КТ посочва, че в него се съхраняват документите във връзка с:
  • възникването,
  • съществуването, изменението и
  • прекратяването на трудовото правоотношение.
 
При тази обща и широка формулировка на закона, документите, които се съхраняват в трудовото досие, следва да бъдат изведени по тълкувателен път от различни нормативни актове.
 
От цитираната разпоредба следва, че тези документи са три групи:
 
 
Документи във връзка с възникването на трудовото правоотношение:
 
 
Съгласно чл. 62, ал. 6 от КТ документите, които са необходими за сключване на трудов договор, се определят от министъра на труда и социалната политика. На това основание е издадена Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.
 
Съгласно чл. 1 от нея за сключване на трудов договор са необходими:
 
1. личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага;
 
2. документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
 
3. документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;
 
4. документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
 
5. свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;

6. разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
 
Работодателят може да изисква представянето и на други документи, извън посочените в чл. 1 от наредбата, ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.
 
Освен тези документи, то обикновено съдържа още:
 
  • трудов договор,
  • длъжностна характеристика,
  • писмено искане по чл. 68, ал. 4 КТ (за сключване на срочен трудов договор за срок по кратък от 1 година);
  • документи, представени от лицето за удостоверяване на придобит трудов стаж и професионален опит и други.
 
Документи във връзка със съществуването на трудовото правоотношение:
 
 
Тази група документи включват:
  • допълнителни споразумения, сключени към трудовия договор (чл.119 КТ);
  • заповеди по:
-        чл. 118, ал. 3 КТ (за едностранно увеличаване на трудовото възнаграждение),
 
-        чл. 120 КТ (за едностранно изменение на мястото и характера на работа),
 
-        чл. 121 КТ (за командироване),
 
-        чл. 195, ал. 1 КТ (за налагане на дисциплинарни наказания),
 
-        чл. 210, ал. 1 КТ (за реализиране на ограничена имуществена отговорност на работника или служителя);
 
-        заповеди за разрешаване или не на ползването на различни видове отпуски 
  • писмено съгласие за полагане на извънреден и нощен труд (когато такова се изисква съгласно КТ); 
  • писмено съгласие по чл. 113, ал. 2 КТ (за работа за повече от 48 часа седмично по договор за допълнителен труд); 
  • писмено съгласие по чл. 121, ал. 2 КТ (за командироване за срок по-дълъг от 30 календарни дни); 
  • заявления на работника или служителя за ползване на различни видове отпуски,
  • представени болнични листове и решения от органите на медицинска експертиза (например на ТЕЛК) и други.
 
Документи във връзка с прекратяването на трудовото правоотношение:
 
 
Тук се включват:
  • заповед за прекратяване на трудовото правоотношение;
  • заповеди за изплащане на различни видове обезщетения, свързани с прекратяването на трудовото правоотношение (например по чл. 221, чл. 222 и чл. 224 КТ),
  • документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи и други.
Всички посочени по-горе документи стават част от личното трудово досие на съответния работник или служител и следва да бъдат съхранявани в него.
 
В КТ не са уредени сроковете за съхранение на различните видове документи, част от личното трудово досие на работника или служителя.
 
Такива срокове са уредени в различни закони в зависимост от вида на документа и информацията, която съдържа.
 
В тази връзка основен закон е Законът за Националния архивен фонд.
 
Освен него, такива срокове са предвидени, например, в разпоредбите на чл. 41, ал. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 38, ал. 1, т. 1 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, съгласно които ведомостите за заплати се съхраняват 50 години.
 
По отношение на съхранението на документите, съдържащи се в личното досие на работника или служителя следва да се има предвид и разпоредбата на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване.
 
Съгласно нея при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. 
 
Към разплащателните ведомости се прилагат и:
  • трудови договори (заповеди за назначаване),
  • заповеди за преназначаване,
  • заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни,
  • заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения. 
Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване или заличаването подлежи на вписване в търговския регистър, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от териториалното поделение на Националния осигурителен институт, е задължително условие за постановяване на решението, съответно за вписването в търговския регистър.
 
 
Съгласно чл. 1, ал. 1 от Инструкцията, с нея се уреждат редът и условията за предаването, приемането,  обработването, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи. Към разплащателните ведомости се прилагат:
  1. трудови договори (заповеди за назначаване);
  2. заповеди за преназначаване;
  3. заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;
  4. заповеди за освобождаване от работа;
  5. трудови книжки;
  6. издадени удостоверения обр. УП-1, обр. УП-2, обр. УП-3 и обр. 30;
  7. протоколи за приети и изплатени възнаграждения от осигурители в несъстоятелност; 8. други документи, освен посочените в т. 1 - 7, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и доход, категория труд на лицата и други.
За повече информация, свързана със сроковете на съхранение на различните видове документи, съдържащи се в личното трудово досие на работника или служителя, можете да се обърнете към създадената към Министерския съвет - Държавна агенция „Архиви“.
 
При всички случаи документите, съдържащи се в личното досие на работника или служителя е добре да се съхраняват най-рано до изтичане на сроковете за предявяване  на искове за трудови спорове по чл. 358 КТ.
Назад