С измененията и допълненията Кодекса на труда (КТ), обнародван в ДВ, бр. 54 от 2015 г., в сила от 17. 07. 2015 г.) беше въведено изрично задължение на работодателя да води трудово досие на работника или служителя.
Целта на материала е да даде отговор на два въпроса във връзка с новото задължение:
какви документи трябва да се съхраняват в личното трудово досие на работника и служителя и
колко време трябва да се съхранява трудовото досие.
В КТ не е предвидено легално определение на понятието “трудово досие”. Независимо от това, от нормативните актове в областта на трудовото право и от практиката за тяхното прилагане е безспорно, че работодателят следва да разполага с различни документи, които са свързани с трудовото правоотношение на съответния работник или служител и които документи следва да се съхраняват в личното му трудово досие.
Задължението за воденето на трудово досие, изготвянето и съхраняването на документи, свързани с трудовото правоотношение, е на работодателя (чл. 128б, ал. 1 от КТ). Той е длъжен да изготвя и съхранява тези документи за нуждите на контролните органи, които извършват проверки за спазване на трудовото законодателство, за предоставяне на оригинали или копия от тях на съдебните органи в случай на трудови спорове, както и в други случаи, когато това е необходимо.
В законa не са посочени изрично и изчерпателно документите, които следва да бъдат съхранявани в трудовото досие на работника или служителя.
Разпоредбата на чл. 128б, ал. 2 КТ посочва, че в него се съхраняват документите във връзка с:
възникването,
съществуването, изменението и
прекратяването на трудовото правоотношение.
При тази обща и широка формулировка на закона, документите, които се съхраняват в трудовото досие, следва да бъдат изведени по тълкувателен път от различни нормативни актове.
От цитираната разпоредба следва, че тези документи са три групи:
Документи във връзка с възникването на трудовото правоотношение:
Съгласно чл. 62, ал. 6 от КТ документите, които са необходими за сключване на трудов договор, се определят от министъра на труда и социалната политика. На това основание е издадена Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.
Съгласно чл. 1 от нея за сключване на трудов договор са необходими:
1.личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага;
2.документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
3.документ за стажпо специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;
4.документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
5.свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
6. разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Работодателят може да изисква представянето и на други документи, извън посочените в чл. 1 от наредбата, ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.
заповед за прекратяване на трудовото правоотношение;
заповеди за изплащане на различни видове обезщетения, свързани с прекратяването на трудовото правоотношение (например по чл. 221, чл. 222 и чл. 224 КТ),
документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по§ 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи и други.
Всички посочени по-горе документи стават част от личното трудово досие на съответния работник или служител и следва да бъдат съхранявани в него.
В КТ не са уредени сроковете за съхранение на различните видове документи, част от личното трудово досие на работника или служителя.
Такива срокове са уредени в различни закони в зависимост от вида на документа и информацията, която съдържа.
Освен него, такива срокове са предвидени, например, в разпоредбите на чл. 41, ал. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 38, ал. 1, т. 1 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс, съгласно които ведомостите за заплати се съхраняват 50 години.
По отношение на съхранението на документите, съдържащи се в личното досие на работника или служителя следва да се има предвид и разпоредбата на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване.
Съгласно нея при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им.
Към разплащателните ведомости се прилагат и:
трудови договори (заповеди за назначаване),
заповеди за преназначаване,
заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни,
заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения.
Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване или заличаването подлежи на вписване в търговския регистър, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от териториалното поделение на Националния осигурителен институт, е задължително условие за постановяване на решението, съответно за вписването в търговския регистър.
Съгласно чл. 1, ал. 1 от Инструкцията, с нея се уреждат редът и условията за предаването, приемането, обработването, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи. Към разплащателните ведомости се прилагат:
трудови договори (заповеди за назначаване);
заповеди за преназначаване;
заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;
протоколи за приети и изплатени възнаграждения от осигурители в несъстоятелност; 8. други документи, освен посочените в т. 1 - 7, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и доход, категория труд на лицата и други.
За повече информация, свързана със сроковете на съхранение на различните видове документи, съдържащи се в личното трудово досие на работника или служителя, можете да се обърнете към създадената към Министерския съвет - Държавна агенция „Архиви“.
При всички случаи документите, съдържащи се в личното досие на работника или служителя е добре да се съхраняват най-рано до изтичане на сроковете за предявяване на искове за трудови спорове по чл. 358 КТ.
За да може да се извърши някакво търсене е необходимо да въведем поне една ключова
дума с 3 или повече букви.
Но за да конкретизираме получения резултат, най-често е удачно да въведем още една или няколко ключови думи.
Да кажем, че се интересувате от данъчното третиране по ЗДДС на подобрение на нает актив.
Напишете ключовите думи: подобрение нает актив.
Отделянето става с интервал (не е необходимо да слагате запетайки между тях).
Дължината на ключовата дума трябва да бъде поне три букви,
в противен случай тя ще бъде игнорирана от системата.
Важно! Записът в поле "Ключови думи" е само с ключови думибез свързващи предлози: подобрение нает актив - а
не подобрение на нает актив.
При този запис, без разширено търсене, броят на намерените публикации, посочени долу вдясно на екрана, е
51 резултата.
За да се улесните в бързото намиране на точния материал, който ви интересува е желателно да минете към
разширено търсене, като изберете конкретен закон, както и да добавите конкретен номер на член.
Може да добавите и времеви период.
Всички тези допълнителни параметри на търсене не са задължителни, но подбрани правилно, те ни
улесняват в бързото намиране на точния материал, който ни интересува.